HMS HÅNDBOK 

INNLEDNING

I følge arbeidsmiljøloven § 3-1 skal arbeidsgiver sørge for at arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, og at dette gjøres ved et helhetlig og systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten.

I Værøy Identitet og Profil AS fokuserer vi også blant annet på økt tilstedeværelse når de ansatte er på jobb. Vi tror at helse ikke bare er fravær av sykdom, men en tilstand av fullstendig kroppslig, psykisk og sosialt velvære (WHOs definisjon av helse).

SENTRALE EMNER I VÅRT INTERNKONTROLLARBEID

Medvirkning

Jf. arbeidsmiljøloven § 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt, har de ansatte både plikt og rett til å medvirke og delta i det systematiske HMS-arbeidet.

Det er også et krav at Værøy Identitet og Profil AS skal legge til rette for medvirkning fra alle som spiller en rolle i internkontrollarbeidet.

Vi ser nytten i å ha alle arbeidstakere med på laget for å skape og opprettholde et godt arbeidsmiljø. Alle ansatte har derfor egen tilgang til vårt ledelsessystem. Tilgangen er tilpasset deres behov for innsyn og medvirkning.
Følgende punkter er spesielt sentrale:

  • Håndbøker

  • Instrukser og rutiner

  • Risikovurderinger

  • Mulighet for å melde fra om feil og mangler

Det er også muligheter for sende inn ferieønsker, og å registrere egenmelding og annet fravær til bekreftelse fra leder.

Systemet har gode varslingsfunksjoner, så for alle hendelser som registreres, endres eller behandles får de involverte varsel på mail.

Opplæring

Værøy Identitet og Profil AS skal som arbeidsgiver sørge for at arbeidstakere har fått opplæring i det som er nødvendig for å utføre sitt arbeid på en riktig og sikker måte. Det finnes også flere kvalifikasjons -og tilleggskrav til opplæring.

Det er også i Værøy Identitet og Profil AS sin interesse at arbeidstakerne er trygge på sine arbeidsoppgaver og utfører dem på en korrekt måte og vet hvordan de skal opptre i ulike situasjoner. Opplæring er beskrevet i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 8. Vi har utarbeidet en opplæringsinstruks og krav til opplæring er et gjentakende tema i samtlige arbeidsinstrukser.

Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler skiller seg ut fra vanlig kommunikasjon mellom leder og arbeidstaker. Vi mener at det er et poeng at medarbeidersamtalen skal være en psykologisk likeverdig samtale på nøytral grunn.

Medarbeidersamtaler er et kartleggingsverktøy.  Det er også her den ansatte og leder kan komme med tilbakemelding og synspunkter på blant annet arbeidssituasjon, innsats, utvikling o.l. Vi har utarbeidet en egen instruks for medarbeidersamtale og laget en mal som leder skal bruke som utgangspunkt.

Sykefravær

Det er et krav i arbeidsmiljølovens § 5-1 (4) at Værøy Identitet og Profil AS som arbeidsgiver skal føre sykefraværstatistikk. Det er også et krav i folketrygdloven § 25-2 at vi som arbeidsgiver skal føre sykefraværsstatistikk og kunne redegjøre overfor NAV om mulighet for tilrettelegging eller attføring på arbeidsplassen.

Vi fører all type fravær i vårt ledelsessystem. Vi skiller mellom ulike fraværstyper slik at vi får god oversikt. Sykefravær representerer fraværstyper som egenmelding og sykemelding.

Rapport over sykefravær blir automatisk generert av systemet, basert på de dataene vi har registrert. Denne gir oss god oversikt over hyppighet, trender, prosent, type, m.m.

Dersom en ansatt er sykemeldt over en lengre periode, har vi utarbeidet en instruks for oppfølging av sykemeldte. Den skal sikre at oppfølgingen skjer på korrekt måte, at frister blir overholdt og at vi som arbeidsgiver og den sykemeldte opprettholder kontakt.

Konflikthåndtering

Uløste konflikter som får utvikle seg, har konsekvenser for arbeidsmiljøet og produktiviteten. Det er et felles ansvar å bidra til et godt arbeidsmiljø. Alle i Værøy Identitet og Profil AS oppfordres derfor til å gjøre sitt for å unngå at konflikter utvikler seg.

Mobbing og trakassering

Vi har nulltoleranse for mobbing og trakassering i Værøy Identitet og Profil AS. Det er trakassering når en eller flere personer gjentatte ganger over tid blir utsatt for negative handlinger fra én eller flere personer.

Begrepet mobbing omfattes av begrepet trakassering, men er ikke et begrep som brukes i arbeidsmiljøloven.

Mobbing og trakassering kan føre til sykefravær og gi den det går utover dårlig selvtillit og selvfølelse også i det private. Dersom du blir utsatt for eller vitne til at noen blir utsatt for trakassering eller mobbing, skal det varsles. Følg alltid Værøy Identitet og Profil AS sine instrukser for varsling.

Ferie

De ansatte har plikt til å avvikle full ferie. Værøy Identitet og Profil AS er også pliktig til å sørge for at de ansatte avvikler full ferie. Vi registrerer ferie i vårt ledelsessystem. Vi har dermed oversikt over ferieavviklingen.

Varsling

De ansatte har rett, og i enkelte tilfeller også plikt, til å varsle dersom de blir gjort kjent med kritikkverdige forhold i Værøy Identitet og Profil AS. Ansatte som varsler har også vern mot gjengjeldelse og det er arbeidsgivers plikt å legge forholdene til rette for varsling. Dette er krav i arbeidsmiljøloven Kap. 2A (endret 1. juli 2017).

Ved varsling av kritikkverdige forhold, skal Værøy Identitet og Profil AS sin instruks for varsling følges. Med mindre forholdet gjør at intern varsling ikke er hensiktsmessig, skal det varsles internt før det varsles eksternt.

Vernearbeid

Handlingsplaner

Vi avholder et årlig handlingsplanmøte der vi fastsetter tidspunkt for fremtidige aktiviteter. Dette er nærmere beskrevet i egen instruks.

Risikovurdering

Det er et gjennomgående krav til risikovurdering (Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 7), som blant annet sier at arbeidsgiver skal kartlegge risikoen for skade eller fare for arbeidstakernes helse og sikkerhet.

Potensielle uønskede hendelser vurderes og om nødvendig skal det iverksettes tiltak for å redusere risikoen. Det er krav til at dette skal være dokumentert skriftlig og vi dokumenterer dette i vårt ledelsessystemet.

Årlig eller ved behov revideres eksisterende risikoanalyser for å opprettholde et oppdatert risikobilde i Værøy Identitet og Profil AS.

Vernerunder

Værøy Identitet og Profil AS gjennomfører jevnlige vernerunder. En vernerunde er en systematisk gjennomgang av det fysiske arbeidsmiljøet.

Vernerunder blir ikke dirkete omtalt i noen lov, men er et anerkjent virkemiddel for å innfri flere av kravene som stilles til kontroll av arbeidsmiljø, brannvern og elektrisk installasjon.

Vi har utarbeidet en egen instruks for planlegging, gjennomføring og oppfølgning av vernerunder. Vi har også utarbeidet egne sjekklister som benyttes og er i kontinuerlig utvikling.  

Avvikshåndtering

Vi definerer avvik som brudd på gjeldende krav i lov, forskrifter, interne bestemmelser, mål eller planer. Avvik kan også være en mangel eller hendelse som kan ha økonomiske konsekvenser eller medføre fare for skade på personer, miljø eller materiell.

Alle avvik av betydning registreres i vårt ledelsessystem, slik at vi får god oversikt over områder vi bør fokusere på og om nødvendig iverksette tiltak eller etablere nye rutiner for å bedre praksis. Vi har utarbeidet en egen instruks for avviksbehandling og denne beskriver hvordan avvik skal registreres og følges opp.

Uønskede hendelser

Vi definerer en uønsket hendelse som en hendelse som har ført til skade på personer, miljø og/eller verdier. Nestenulykker skal også registreres etter samme rutine, der det under andre vilkår kunne medført skade på personer, miljø og/eller verdier.

Alle uønskede hendelser av betydning skal registreres i vårt ledelsessystem, slik at vi får god oversikt over områder vi bør fokusere på og om nødvendig iverksette tiltak eller etablere nye rutiner for å bedre praksis.

Internrevisjon

Vi gjennomfører årlig en internrevisjon av systemet. Hensikten med dette er å finne ut om systemet er hensiktsmessig, om det etterleves og er oppdatert.

Vi har utarbeidet en egen instruks for internrevisjon som beskriver hvordan revisjonen planlegges, gjennomføres og følges opp.

Brannsikkerhet

Vi tar brannsikkerhet på alvor i Værøy Identitet og Profil AS. Vi har blant annet utarbeidet egne instrukser for å ivareta brannsikkerheten i bedriften og en rutine for evakuering ved brann.

Varslingssystemer, slukningsutstyr, rømningsveier og skilting blir også sjekket under vernerunder.

El-sikkerhet

Værøy Identitet og Profil AS har en avtale med et sakkyndig firma som gjennomfører kontroll av det elektriske anlegget. El-sikkerhet er dessuten et tema under vernerunder.

Beredskap

Hvis ulykken inntreffer eller brann oppstår, er det viktig å være forberedt. Uavhengig av hva man jobber med kan noe uforutsett inntreffe. Værøy Identitet og Profil AS har derfor instrukser og rutiner som skal følges ved brann eller annen ulykke.

Aksjonsplaner med nødvendige telefonnummer, oversikt over pårørende, brannrutiner, instruks ved ulykker m.m. finnes i vårt ledelsessystem.

Alle ansatte får ved ansettelse opplæring og informasjon om hvor de finner disse instruksene og hvordan de skal opptre. Ansatte får også beskjed dersom det skjer endringer.

Instrukser og rutiner

Vi har utarbeidet skriftlige instrukser og rutiner der vi har vurdert det som nødvendig, eller hvor det er krav til dette i lov eller forskrift.

Skriftlige instrukser og rutiner skal også sikre «lik» opplæring av de ansatte og ledere, slik at helse, miljø og sikkerhet ivaretas.

Ansvar og myndighet

Arbeidstakerne har også plikter i forhold til arbeidsmiljøet. De skal medvirke til gjennomføringen av tiltak som blir satt i verk knyttet til helse, miljø og sikkerhet (HMS), og delta i det organiserte vernearbeidet.

Arbeidstakerne har plikt til å følge de verneinstruksene og sikkerhetsrutinene som er fastsatt for sin arbeidsplass. Dersom en arbeidstaker ikke følger reglene, kan det være saklig grunn for oppsigelse.

Dersom arbeidstakerne oppdager feil eller mangler de ikke kan rette opp selv, skal de straks melde fra om dette til arbeidsgiver. Dersom en arbeidstaker mener at arbeidet de utfører ikke kan fortsette uten fare for liv og helse, skal han/hun avbryte arbeidet umiddelbart.

Daglig Leder .

Daglig leder Kjell Værøy er ansvarlig for:

  • oppfølging av det daglige arbeidet

  • at virksomheten til en hver tid holder seg innenfor relevant lovverk

  • at ansatte holder seg til fastsatte rutiner i HMS-håndboka

  • at ansatte trives på jobb og at abeidsmiljøet er godt

  • å melde inn alvorlige avvik til Miljøfyrtårn.

 Miljøfyrtårn ansvarlig

Miljøfyrtårnansvarlig Julie Jørgensen er ansvarlig for:

  • Lede miljøarbeidet internt på arbeidsplassen

  • Samle miljøgruppa, intern opplæring, vurdere behovet for endringer og innhente ideer til nye miljøtiltak​

  • Rapportere inn virksomhetens klima- og miljødata (for foregående år) i styringsverktøyet. 

  • Dele resultatene fra innrapportering både internt, på nettsiden eller i andre aktuelle kanaler​

  • Forberede og følge opp resertifisering hvert tredje år​

  • Bidra til å holde virksomhetens HMS-system oppdatert​

  • Synliggjøre at virksomheten er Miljøfyrtårn-sertifisert​

Målsettinger

Vår policy

Det er daglig leder som har det øverste ansvaret for internkontrollarbeidet. Mange ser på dette arbeidet kun som en lovpålagt øvelse. Vi tror at dette arbeidet, med hjelp fra PlusOffice, har mange driftsøkonomiske fordeler.
Gjennom å redusere forbruk, sykefravær, øke trivselen og produktiviteten til de ansatte. En forutsetning for å oppnå dette er at alle ledd i organisasjonen er involvert og bidrar etter beste evne.
Utover at tilrettelegging for medvirkning er et krav ser vi at det er en nødvendighet for at vårt ledelsessystem utvikler seg sammen med driften. Å holde systemet oppdatert er leders ansvar, men jobben blir mye enklere dersom alle kommer med konstruktive tilbakemeldinger.

 

Vår visjon

  • Mennesker skal trives på jobb!

  • Ingen ansatte skal tvile på sikkerheten rundt sine arbeidsoppgaver

  • Vi skal ikke ha skader/ulykker som kunne vært unngått.

  • Vi skal til enhver tid ha et oppdatert risikobilde.

 

Våre mål

Våre målsettinger settes med rot i vår policy og visjon.
Målene baserer seg på hvordan vi mener vi best kan videre utvikle vår virksomhet.
Vi har også sett på SSB sin Arbeidsmiljø, levekårsundersøkelsen publisert 27. juni 2017, og tatt med oss lærdom fra denne.
Mål for internkontrollarbeidet

  • Oppdatere risikobilde, og hvis nødvendig iverksette risikoreduserende tiltak

  • Gjennomføre årlig medarbeidersamtale

  • Gjennomføre årlig vernerunde

  • Implementere nye krav i personvernlovgivningen

  • Unngår skader på personer, miljø og økonomiske verdier.

  • Unngår pålegg fra myndigheter

Mål for arbeidsmiljøet

  • Vi skal ha 0% arbeidsrelatert sykefravær

  • Vi skal ha maksimalt 3% sykefravær

  • Ansatte skal føle seg trygge på sine arbeidsoppgaver

  • Ansatte skal føle at de får fullført sine arbeidsoppgaver

  • Ansatte skal føle at de får tilstrekkelig tilbakemelding på den jobben de gjør.

Mål for vårt bærekraftsarbeid ligger i vedlagt fil.

 

Vår klima- og miljøpolicy

Vi i Værøy Identitet og Profil AS ønsker å forplikte oss til å ta ansvar for miljøet og fremme bærekraftig praksis i alle deler av vår virksomhet. For å ta del i det grønne skiftet, og møte fremtidens behov, har vi valgt oss ut følgende hovedområder som vi vil fokusere på i den kommende tiden.  

Tilby ett bærekraftig produktsortiment. Vi vil jobbe aktivt for å utvikle og tilby et bærekraftig produktsortiment til våre kunder. Dette innebærer å velge materialer og produkter som er produsert på en miljøvennlig måte og har lav påvirkning på klimaet. Som en del av dette vil vi også alltid oppfordre kunden til å ta gode, miljøvennlige valg.  

Optimalisere varetransport, både fra leverandør og til våre kunder. Vi vil prioritere miljøvennlige transportalternativer og søke etter effektive måter å minimere utslippene forbundet med vareleveranser. Dette inkluderer å vurdere og velge transportpartnere som har et miljøledelsessystem og ett generelt stort fokus på klima og miljø. Vi vil samtidig også søke å bestille og pakke varer på en slik måte som krever færrest mulig transportetapper.  

Bedre avfallshåndtering, både internt og hos kunder. Vi vil aktivt redusere, gjenbruke og resirkulere avfall for å minimere vår påvirkning på miljøet. Vi vil etablere ett mer effektivt avfallssorteringssystem på våre kontorer, samtidig som vi fjerner så mye som mulig av avfall som følger med varelevering til kunden. Dette innebærer å fjerne all unødvendig plast og papir, samt gjenbruk av pappesker.  

Vi ønsker å være en bevisst leverandør og bidra til å lede veien mot en mer bærekraftig fremtid. Vi vil regelmessig revidere og oppdatere vår klima- og miljøpolicy for å sikre at den til enhver tid er relevant og effektiv i møte med nye utfordringer og muligheter. 

OVERSIKT OVER VIKTIGE LOVER OG FORSKRIFTER

Det er flere lover og forskrifter vi som bedrift må forholde oss til. I henhold til internkontrollarbeid, er følgende spesielt viktige:

Lover

Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven)

  • Arbeidsmiljøloven gjelder for alle virksomheter som sysselsetter arbeidstakere. Loven skal blant annet sikre trygge ansettelsesforhold, likebehandling, tilrettelegging og sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger, og med en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utviklingen i samfunnet.

Lov om ferie [ferieloven]

  • Ferieloven gjelder for alle arbeidstakere. Den skal sikre at arbeidstakere årlig får ferietid og feriepenger. Som hovedregel kan ikke loven fravikes til skade for arbeidstaker.

Lov om folketrygd (folketrygdloven)

  • Folketrygdens formål er å gi økonomisk trygghet ved å sikre inntekt og kompensere for særlige utgifter ved arbeidsløshet, svangerskap og fødsel, aleneomsorg for barn, sykdom og skade, uførhet, alderdom og dødsfall.

Lov om yrkesskadeforsikring

  • Loven gjelder ved personskade påført arbeidstakere hos arbeidsgivere i riket.

Lov om obligatorisk tjenestepensjon [OTP-loven] - Lovdata

  • Loven gjelder for virksomheter som har minst to personer i virksomheten som begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling 

Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven) - Lovdata

  • Formålet med produktkontrolloven er å forebygge at produkt og forbrukertjenester medfører helseskader, herunder sørge for at forbrukerprodukter og forbrukertjenester er sikre, å forebygge at produkt medfører miljøforstyrrelse, blandt annet i form av forstyrrelse av økosystem, forurensing, avfall, støy og lignende, og forebygge miljøforstyrrelser ved å fremme effektivt bruk av energi i produkter. 

Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) - Lovdata

  • Loven har til formål å verne det ytre miljøet mot forurensing og å redusere eksisterende forurensing, å redusere mengden avfall og å fremme en bedre behandling av avfall.

Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) - Lovdata

  • Loven har som formål å verne om liv, helse, miljø og materielle verdier mot brann og eksplosjon, mot ulykker med farlig stoff og farlig gods og andre akutte ulykker, samt uønsket tilsiktet hendelser.

Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) - Lovdata

  • Loven og personvernforordningen gjelder ved helt eller delvis automatisert behandling av personopplysninger og ved ikke-automatisert behandling av personopplysninger som inngår i eller skal inngå i et register.

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven) - Lovdata

  • Lovens formål er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheten håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Forskrifter

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)

  • Internkontrollforskriften gir gjennomgående krav til systematisk gjennomføring av tiltak som har til formål å fremme et forbedringsarbeid innen arbeidsmiljø, sikkerhet, forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller tjenester. Den omhandler også vern av det ytre miljøet mot forurensning og en bedre behandling av avfall.

Utdrag fra internkontrollforskriften:

§ 4. Plikt til internkontroll

Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten, og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter.

Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll.

§ 5. Innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Her stilles det krav til dokumentasjon.

Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Internkontroll

Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. skal inngå. Skriftlig dokumentasjon etter denne forskrift skal minst omfatte annet ledd nr. 4) til og med nr. 8) i denne paragraf. Frivillige sertifikater kan også inngå som en del av dokumentasjonen.

 

Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning

  • Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning er en underforskrift til arbeidsmiljøloven. Forskriften gjelder organisering, tilrettelegging og ledelse av arbeidet, og medvirkning fra arbeidstakerne eller deres representanter.

Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid)

  • Forskrift om utførelse av arbeid er en underforskrift til arbeidsmiljøloven. Formålet med forskriften er å sikre at utførelse av arbeid og bruk av arbeidsutstyr blir gjennomført på en forsvarlig måte, slik at arbeidstakerne er vernet mot skader på liv eller helse.

Forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften)

  • Arbeidsplassforskriften er en underforskrift til arbeidsmiljøloven. Formålet med forskriften er å sikre at arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd ivaretas ved at arbeidsplasser og arbeidslokaler tilrettelegges og utformes i henhold til arbeidet som utføres, den enkelte arbeidstaker og til særskilte risikoforhold.


AVVIKSBEHANDLING

Hensikt

God avvikshåndtering er et sentralt virkemiddel for en velfungerende internkontroll (internkontrollforskriften § 5. punkt 7).

Denne instruksen har til hensikt å sikre at avvik som forekommer i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS blir behandlet, og nødvendige korrigerende tiltak iverksettes.

Ansvarlig

Alle ansatte i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS, samt innleid personell.

Rapportering

  • Enhver som oppdager uregelmessigheter/feil/mangler skal påse at avviket og ev. tiltak som er iverksatt blir registrert.

  • Avvik som kan elimineres umiddelbart og som ikke medfører ytterligere konsekvenser, skal ikke behandles etter denne instruksen. Representerer avviket helsefare, skal tiltak iverksettes umiddelbart. Daglig leder og ev. verneombud vurderer om tiltak må iverksettes umiddelbart.

  • Ved alvorlig avvik fra offentlig tilsynsmyndighet, skal daglig leder varsle Stiftelsen Miljøfyrtårn.

  • Ansvarlig for oppfølgning av avviket velges ved registrering eller settes automatisk basert på VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS sin organisasjonsstruktur eller type avvik.

Eksempel på avvik:

  • Blokkerte rømningsveier eller slukningsutstyr.

  • Skader på bygning, møbler, elektriske installasjoner, verktøy etc.

  • Uklare stillingsbeskrivelser/arbeidsordre.

  • Tekniske installasjoner som ikke virker slik de skal. 

  • Rot, dårlig renhold, opphopning av søppel o.l. 

  • Et varselskilt som er ødelagt eller fjernet.

  • Forhold som avdekkes under Vernerunden skal registreres i vernerundeskjemaet og egen instruks for vernerunde skal følges.

Oppfølgning og korrigerende tiltak

  • Ansvarlig for oppfølgning vurderer om iverksettelse av korrigerende tiltak er nødvendig for å forhindre gjentakelse av avviket.

  • Oppfølgningen av avviket skal dokumenteres i ledelsessystemet avviksmodul.

  • Alle avvik skal «lukkes» i ledelsessystemet etter at de er ferdigbehandlet.

BEDRIFTSHELSETJENESTEN

Hvordan bruke bedriftshelsetjenesten

Virksomheten betaler for de tjenestene bedriftshelsetjenesten (BHT) utfører, derfor er det viktig å sørge for at man får noe igjen for kostnadene. Erfaring tilsier at samarbeidet mellom virksomhetene, særlig de små, og bedriftshelsetjenesten i mange tilfeller ikke fungerer som forutsatt.

Virksomheten må skaffe seg kunnskap om hva bedriftshelsetjenesten etter forskriften skal gjøre av oppgaver, og gi tilbakemelding dersom tjenestene ikke er i samsvar med bestillingen.

Den enkelte virksomhet skal skaffe seg bedriftshelsetjeneste ut ifra de arbeidsmiljøforhold som finnes i virksomheten. Bemanning og innhold i tjenesten må altså tilpasses den enkelte virksomhets behov. BHT skal ha kompetanse innen forebyggende arbeidsmiljøarbeid og aktuelle arbeidsmiljøforhold, og være godt kjent i virksomheten.

Det bør opprettes en kontrakt mellom virksomheten og BHT. Denne kontrakten bør ta utgangspunkt i forskriften og beskrive hvilke oppgaver BHT skal utføre.

Instruks for bedriftshelsetjenesten

Formål

BHT skal bistå vår bedrift i det forebyggende HMS-arbeidet, følge opp arbeidstakernes helse med hensyn til arbeidssituasjonen og bidra til å skape trygge og helsefremmende arbeidsforhold.

BHT skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, ev. arbeidsmiljøutvalg og verneombud i arbeidet med å nå HMS-målet. BHT skal bistå med oppgaver i det omfang som Værøy Identitet og Profil AS har behov for, og som er definert i vår plan for bruk av BHT.

Grunnlag

Lovgrunnlaget for at vi skal ha en bedriftshelsetjeneste er:

  1. Arbeidsmiljøloven §3-3 krever at arbeidsgiver i spesifikke bransjer skal knytte seg til en bedriftshelsetjeneste som er godkjent av Arbeidstilsynet og som kan levere de tjenester Værøy Identitet og Profil AS har behov for.

  2. Forskrift om administrative ordninger - Kapittel 2. Godkjenning av bedriftshelsetjeneste.

Organisatorisk plassering

Selv om BHT primært skal arbeide forebyggende, vil de motta informasjon om den enkelte arbeidstakers helse uten at det foreligger en behandlingssituasjon.

Helsepersonell i BHT har de samme rettighetene og pliktene som annet helsepersonell, og arbeidstakerne har de samme pasientrettighetene som andre pasienter. Dette innebærer blant annet at helsepersonell i BHT har taushetsplikt og journalplikt, i henhold til Lov om helsepersonell m.v. og Pasientjournalforskriften.

Dersom BHT får kjennskap til faktorer i arbeidsmiljøet som antas å ha hatt negativ innvirkning på ansattes helse, skal BHT be om samtykke fra den opplysningene omhandler til å gi informasjonen videre til relevant og ansvarlig mottaker hos oss. Disse opplysningene skal anonymiseres og være på gruppenivå.

Oppgaver

BHTs oppgaver på årsbasis fremkommer i vår handlingsplan for bruk av BHT.  Værøy Identitet og Profil AS skal sørge for at bedriftshelsetjenesten bistår ved henvendelse fra arbeidstaker, evt. verneombud og arbeidsmiljøutvalg.

 

BEHANDLING AV UØNSKEDE HENDELSER

Målsetting

At uønskede hendelser som forekommer i Værøy Identitet og Profil AS blir behandlet og følges opp etter samme prinsipper. Jf. arbeidsmiljølovens § 5-1 skal Værøy Identitet og Profil AS sørge for registrering av alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid.

Ansvarlig

Alle ansatte i Værøy Identitet og Profil AS, samt innleid personell.

Rapportering og oppfølging

  • Dersom en uønsket hendelse inntreffer, skal det straks varsles til den ansvarlige for området der hendelsen fant sted.

  • Er det gjentakelsesfare, skal aktivitet rundt hendelseskilden stanses til det er utført nødvendige tiltak.

  • Om nødvendig skal området sperres fysisk. Ansvarsperson og ev. verneombud vurderer om tiltak må iverksettes umiddelbart.

  • Ansvarsperson og den/de involverte (hvis mulig) fyller sammen ut skjemaet for uønskede hendelser. Det er viktig at det gjøres rede for hendelsesforløp, resultatet og hva som ble gjort i etterkant.

  • Den som er ansvarlig for å behandle hendelsen setter «lukket dato» i skjemaet i ledelsessystemet når tiltak er utført.

Eksempel på uønskede hendelser:

  • Arbeidsulykker

  • Branntilløp/brann

  • Mobbing/personalproblem

  • Uhell med tekniske installasjoner

  • Andre typer uhell

Alvorlige arbeidsulykker

Alvorlige arbeidsulykker skal umiddelbart varsles til daglig leder og ev. verneombud. Daglig leder er ansvarlig for å varsle arbeidstilsynet og politiet. Dersom ulykken resulterer i en eller flere personskader, skal skademeldingsblanketten sendes til NAV der den skadde bor. Se egen instruks for håndtering av ulykker.

Dokumentasjon

Uønskede hendelser registreres i Værøy Identitet og Profil AS sitt ledelsessystem (PlusOffice) jf. arbeidsmiljølovens § 5-1 (1) og er tilgjengelig for Arbeidstilsynet, ev. verneombud, BHT og arbeidsmiljøutvalg jf. arbeidsmiljølovens § 5-1 (3).

 

HANDLINGSPLANMØTE

Målsetting

Sikre at Værøy Identitet og Profil AS utarbeider en handlingsplan for fremtidige aktiviteter iht. lovkrav og Værøy Identitet og Profil AS sine behov.

Ansvarlig

Daglig leder har ansvaret for at det avholdes et handlingsplanmøte minst én gang i året.

Utførelse

Det skal utarbeides en plan for kommende aktiviteter basert på krav i arbeidsmiljølovgivningen, evt. pålegg fra tilsynsmyndigheter og ut ifra kunnskap om Værøy Identitet og Profil AS sine behov, basert på rapporter og vurderinger.

Eksempel på aktiviteter:

  • Brannøvelse

  • Risikovurdering(er)

  • Vernerunde(r)

  • Medarbeidersamtaler         

  • Førstehjelpskurs       

  • Kontroll av førstehjelpsutstyr

 

INTERNREVISJON

TILKNYTTEDE DOKUMENTER

2162 Sjekkliste for årlig gjennomgang av HMS-systemet Værøy.pdf

Målsetting

Sikre at ledelsessystemet til VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS er etablert og oppdatert, samt en evaluering av hvordan vi ligger ann i forhold til vårt arbeid med klima, miljø og arbeidsmiljø (Miljøfyrtårn). Det er også viktig at det finnes nødvendige instrukser og rutiner som tilfredsstiller kravene i gjeldende lover og forskrifter, samt at disse blir praktisert.

Ref. Internkontrollforskriften § 5. - 8. foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.

Ansvarlig

Styret, daglig leder og deltakere i revisjonsgruppen

Planlegging

  • Tidspunkt for intern revisjon fastsettes i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS sitt handlingsplanmøte.

  • Daglig leder oppnevner en gruppe som skal delta i internrevisjonen.

  • Gruppen skal bestå av daglig leder, miljøfyrtårnasvarlig, verneombud og ev. andre som kan bidra positivt til gjennomføringen av internrevisjonen.

  • Gruppen skal påse at det eksisterende HMS-/internkontrollarbeidet fungerer tilfredsstillende.

Gjennomføring

  • Gruppen skal bruke en sjekkliste for internrevisjon, se vedlagt liste.

  • Om nødvendig skal det innkalles til intervjuer av personer som er involvert i de ulike prosessene.

  • Avvik og merknader avdekket i tidligere revisjoner skal ha et spesielt fokus.

  • Gruppen skal ha et oppsummeringsmøte der avvikene og merknadene gjennomgås, for å sikre at alle er enige om observasjonene som er registrert.

Oppfølgning

  • Daglig leder er ansvarlig for å påse at de avvik og anbefalinger som gruppen kommer frem til følges opp i etterkant av revisjonen.

  • Avvik behandles iht. instruks for avviksbehandling.

Annet

Internrevisjon av HMS-systemet/-arbeidet kan samkjøres med andre revisjoner.

 

RISIKOVURDERING

Målsetting

Tilby en sikker, godt organisert arbeidsplass, med et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø for de ansatte.

Ref. Internkontrollforskriften § 5. - 6. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.

Ansvarlig: Daglig leder.

Gjennomføring

Værøy Identitet og Profil AS sine risikovurderinger gjennomføres jevnlig og ved endringer som kan påvirke risikobildet, f.eks. ved nyansettelser, nye arbeidsoperasjoner o.l.Risikovurderinger kan gjennomføres på et overordnet nivå for en arbeidsplass eller en konkret arbeidsoperasjon. Behov eller krav er avgjørende for å avgjøre omfang.

Risikokartlegging

  • Noen områder skal vurderes iht. regelverket. I kartleggingsprosessen identifiserer vi hvilke krav som er aktuelle for Værøy Identitet og Profil AS.

  • Vi benytter også andre eksterne informasjonskilder, f.eks. SSBs statistikker og undersøkelser for generell kunnskap. Vi benytter dessuten oppdatert informasjon innen vår bransje og elementer vi ikke nødvendigvis tenker over i det daglige, men som kan ha innvirkning på risikobildet i Værøy Identitet og Profil AS.

  • Arbeidstakere og andre med relevant kunnskap om området som skal vurderes, skal medvirke i denne prosessen.

  • Aktuelle farekilder og tilhørende potensielle uønskede hendelser legges inn i ledelsessystemets risikomodul.

Risikoanalyse

  • Farekildene med tilhørende potensielle uønskede hendelser registrert i ledelsessystemet i kartleggingsfasen vurderes mot våre akseptkriterier.

  • Etter vurdering av den enkelte hendelsens sannsynlighet og konsekvens dersom hendelsen skulle inntreffe, legges verdiene inn i vårt ledelsessystem.

  • Ledelsessystemet regner deretter ut en risikofaktor basert på disse verdiene og sammenligner risikofaktoren med bestemte akseptkriterier.

Risikohåndtering

Tiltak opprettes i tilknytning til den aktuelle risikovurderingen og vil automatisk legges i handlingsplanen til Værøy Identitet og Profil AS.

 

VERNERUNDE

Hensikt

Sikre systematisk kontroll for aktuelle områder i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS. Vernerunde er ikke direkte omtalt i lovgivningen, men er et anerkjent virkemiddel for å oppfylle flere av kravene til internkontroll iht. blant annet el-kontroll, brann og fysisk arbeidsmiljø. Vernerunde gjennomføres årlig. 

Ansvarlig: Daglig leder i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS. Selve gjennomføringen kan daglig leder delegere til andre.

Planlegging

  • Tidspunkt for gjennomføring av vernerunden fastsettes hovedsakelig på et handlingsplanmøte i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

Gjennomføring

  • Daglig leder, eller den som er blitt delegert oppgaven, og ev. verneombudet gjennomfører den fysiske vernerunden med sjekkliste.

  • Sjekklisten gjennomgås i forkant. Det skal blant annet drøftes om det skal legges til flere punkter på bakgrunn av avvik og hendelser.

  • Gjennomføring skal hvis mulig skje når det er normal drift i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

  • Ha spesielt fokus der det tidligere er avdekket avvik.

  • Ledelsessystemet er tilgjengelig på alle enheter, og dersom det er mulig bør status på sjekkpunktene føres direkte inn i systemet.

Etterarbeid

  • Etter vernerunden skal deltakerne ha et oppsummeringsmøte der avvikene gjennomgås for å sikre at alle er enige om observasjonene som er registrert.

  • Ansvarlig for utbedring, beskrivelse og frist legges inn i systemet.

  • Når vernerunden er fullført vil systemet automatisk opprette avvik basert på funn i vernerunden.

  • Eventuelle avvik følges deretter opp på vanlig måte i ledelsessystemet og iht. instruks for avviksbehandling.

 

BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

Hensikt

Hensikten med denne instruksen er å imøtekomme informasjonskravet ovenfor de ansatte i Værøy Identitet og Profil AS om behandling av personopplysninger.

Formålet og grunnlaget for personopplysninger som registreres i ledelsessystemet er imøtekommelse av andre krav som stilles i blant annet arbeidsmiljøregelverket, ferieloven og folketrygdloven.

Ansvarlig: Daglig leder (behandlingsansvarlig).

Omfang

Med personopplysninger i lovens forstand menes opplysninger og vurderinger som kan knyttes til den ansatte som enkeltperson.

Opplysninger som registreres i vårt ledelsessystem vil kunne være:

  • Personalia (navn, adresse, fødselsdato, pårørende og kontonummer).

  • Ansettelsesforhold (stilling, ansettelsesdato, avdelingstilhørighet og arbeidstid).

  • Kompetanse (kurs, utdannelse, erfaring og intern opplæring).

  • Opplysninger om ferie, fravær og loggføring av arbeidstid.

  • Medarbeidersamtaler med nærmeste leder.

  • Oppfølgingsplan ved oppfølgning av sykemeldte.

  • Advarsler gitt den ansatte ved brudd på interne retningslinjer.

  • Arbeidsavtale (informasjon om lønnsnivå og andre opplysninger om ansettelsesvilkårene).

  • Dokumentasjon om avslutning av arbeidsforhold (referat fra drøftelsesmøter, oppsigelse, fratreden, avskjed og sluttatest).

  • Annen dokumentasjon relatert til overnevnte punkter kan også være nødvendig å lagre, men ikke som avviker vesentlig fra disse typer skjemaer og dokumenter (f.eks. permitteringsvarsel o.l.)

  • Hendelser/aktiviteter hvor den ansatte er involvert (f.eks. avvik, uønskede hendelser, brannøvelse o.l.)

Behandling av personopplysninger

Vi i Værøy Identitet og Profil AS behandler disse opplysningene på en forsvarlig måte., slik at kun de som skal ha innsyn får tilgang til opplysningene.

Rettingslinjer for behandling av personopplysninger i ledelsessystem:

  • Den ansatte skal være informert om hvem i Værøy Identitet og Profil AS som har tilgang til sine personopplysninger. Som hovedregel er det leder som har personalansvar/databehandleransvar.

  • Opplysninger som alle i virksomheten vil ha tilgang til er f.eks. kontaktopplysninger og rolle i virksomheten. Andre opplysninger vil være styrt på et høyre tilgangsnivå.

  • Tilsynsmyndigheter vil kunne ha rett til innsyn.

  • Sensitive personopplysninger lagres som hovedregel ikke her eller andre steder. Med sensitive personopplysninger menes opplysninger om:

    • rasemessig eller etnisk bakgrunn

    • politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning

    • at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling

    • helseforhold

    • seksuelle forhold

    • medlemskap i fagforeninger

  • Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

  • Ansatte skal informeres når det legges inn nye personopplysninger i systemet.

 

 

INFORMASJON OG OPPLÆRING

Hensikt

Sikre at arbeidstakere får tilstrekkelig opplæring og informasjon om arbeidsoppgaver og risiko iht. lover og forskrifter.

Ansvarlig: Daglig leder.

Generelt om opplæring og informasjon

Værøy Identitet og Profil AS skal sørge for at arbeidstakere og deres representanter får løpende informasjon om risikofaktorer, endringer i organisasjonen, arbeidsforhold og annen viktig informasjon. Informasjonen skal være utformet på en slik måte at den er forståelig for den enkelte arbeidstaker. Vi skal sørge for at arbeidstakere har nødvendig opplæring og øvelse i hensiktsmessig arbeidsteknikk, organisering av arbeidet og andre relevante forhold.

Krav til informasjon og opplæring av nye arbeidstakere

Alle nye arbeidstakere skal før de begynner sitt arbeid ha fått informasjon og opplæring i følgende punkter:

  • Værøy Identitet og Profil AS sin historie og organisering, samt omvisning

  • Gjennomgang av arbeidsforhold og arbeidsavtale

  • Grunnleggende kunnskap om HMS- og internkontrollarbeid i Værøy Identitet og Profil AS

  • HMS-håndboken

  • Værøy Identitet og Profil AS sine interne instrukser/rutiner/prosedyrer

  • Beredskapsplaner

  • Risikofaktorer

  • Praktisk opplæring i arbeidsoppgaver

  • Hensiktsmessig arbeidsteknikk og organisering av arbeidet

  • Bruk av arbeidsutstyr

  • Kildesortering

  • Avfallshåndtering

 

INSTRUKS FOR BRUK AV HJEMMEKONTOR

Hensikt

Instruksen skal sikre et forsvarlig arbeidsmiljø for arbeidstaker i Værøy Identitet og Profil AS som utfører arbeid i eget hjem. Og dette organiseres iht. til gjeldene krav i arbeidsmiljøloven § 1-5. og bestemmelser i forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem.

Definisjon

Med hjemmekontor forstås lønnet arbeid som foregår hjemme hos arbeidstakeren, i et område i egen bolig som arbeidsplass. Kortvarig eller tilfeldig hjemmearbeid vurderes ikke som hjemmearbeid. For at bestemmelsene i forskriften skal være gjeldende må det bære preg av en fast ordning, f.eks. en fast dag pr. uke eller en ordning i et spesifikt definert tidsrom.

Målgruppe

Ledelsen og arbeidstakere som har ordning om hjemmekontor.

Forutsetninger

Arbeidsmiljø

Værøy Identitet og Profil AS skal så langt det er praktisk mulig forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlig. Det skal spesielt vektlegges at følgende ikke medfører uheldige fysiske belastninger:

  • Arbeidssted

  • Arbeidsutstyr

  • Innemiljø

Tiltak for å sikre et godt psykososialt arbeidsmiljø skal også vurderes. Eksempler på dette kan være regelmessig kontakt med arbeidstaker via telefon eller andre plattformer.

Potensielle fysiske og psykiske helseplager som følge av arbeid i eget hjem skal risikovurderes og evt. risikoreduserende tiltak skal iverksettes. Dette skal dokumenteres. Det må i denne sammenheng understrekes at Værøy Identitet og Profil AS eller evt. verneombud ikke har tilgang til arbeidstakers hjemmearbeidsplass uten at det foreligger en særskilt avtale.

Skriftlig avtale

Avtale om hjemmearbeidet mellom Værøy Identitet og Profil AS og arbeidstaker skal være skriftlig. Den skal komme i tillegg til arbeidsavtalen og minimum innholde følgende:

  • Omfanget av hjemmearbeidet (f.eks. antall dager pr. uke).

  • Arbeidstid, evt. også bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig.

  • Evt. forventet varighet dersom ordningen er midlertidig.

  • Retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, herunder også frister og prøvetid.

  • Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr.

  • Bestemmelser vedrørende saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av informasjon og dokumenter.

 

KONTROLLTILTAK

Hensikt

Sikre drøfting av behov og gjennomføring av kontrolltiltak, samt at arbeidstaker får tilstrekkelig informasjon.

Ansvarlig : Daglig leder.

Generelt om kontrolltiltak

Kontrolltiltak skal kun iverksettes når det er saklig begrunnet med bakgrunn i Værøy Identitet og Profil AS sine forhold. Eventuelle kontrolltiltak skal ikke innebære en uforholdsmessig belastning for den/de som berøres av tiltaket/tiltakene. 

Personopplysningsloven skal som hovedregel legges til gunn når det gjelder behandling av opplysninger om den/de ansatte det gjelder i forbindelse med kontrolltiltak. Se også egen instruks.

Kontrolltiltak skal ikke være i konflikt med bestemmelsene i regelverket. Det skal derfor alltid foreligge en kartlegging rundt dette før ev. tiltak iverksettes.

Kontrolltiltak skal så tidlig som mulig drøftes med den ansattes representant (tillitsvalgt).

Drøfting

Følgende punkter skal drøftes:

  • Behov

  • Omfang/varighet

  • Utforming

  • Gjennomføring

Vesentlige endringer av eksisterende kontrolltiltak skal også drøftes.

Dette skal dokumenteres i ledelsessystemet. (Skjema for aktivitet, knyttet til denne instruksen).

Informasjon

Før kontrolltiltak iverksettes skal de berørte ansatte få informasjon om følgende:

  • Formål med kontrolltiltaket

  • Praktiske konsekvenser og hvordan tiltaket vil bli gjennomført

  • Kontrolltiltakets antatte varighet

  • Informasjonen skal være utformet på en slik måte at den er forståelig for den enkelte ansatte (f.eks. at retningslinjer o.l. fastsettes i egen instruk.)

Oppfølgning

Daglig leder skal sammen med ansattes representant (tillitsvalgt) jevnlig evaluere behovet for de kontrolltiltakene som iverksettes.

Oppfølgningstidspunkt skal være avklart.

 

MEDARBEIDERSAMTALE

Hensikt

Værøy Identitet og Profil AS bruker medarbeidersamtaler som et virkemiddel for å kartlegge det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet. I samtalen kan de ansatte blant annet kommentere arbeidssituasjon, oppgaver og egen rolle. Medarbeidersamtalen skal også brukes til å informere om Værøy Identitet og Profil AS sin strategi for kommende år og på det grunnlaget drøfte resultatmål for den enkelte, oppgaver og utviklingstiltak.

Ansvarlig : Daglig leder er ansvarlig for gjennomføring av medarbeidersamtalen

Planlegging

  • Tidspunkt for medarbeidersamtaler fastsettes i handlingsplanmøtet.

  • Daglig leder tar utgangspunkt i samtalemalen fra styringssystemet, og gjør tilpasninger ved behov.

  • Daglig leder bør gi en kopi av samtaleemnene og ev. kopi av forrige samtale minst en uke før samtalen gjennomføres.

 Gjennomføring

  • Samtalen bør legges opp slik at hvert tema behandles enkeltvis.

  • Som et eksempel bør en diskusjon relatert til oppgaver, prioriteringer og fordeling av oppgaver i virksomheten behandles uavhengig av gjennomgangen av den enkeltes arbeidssituasjon, forbedringspotensial og ønskede endringer.

  • Først når oppgaver, prioriteringer, prosess for gjennomføring og mål, samt den enkeltes medarbeiders arbeidssituasjon, kapasitet og kompetanse er klarlagt, er det grunnlag for å vurdere hva den enkelte trenger av økt kompetanse, annen oppfølgning og om vedkommende eventuelt har ledig kapasitet.

  • Oppsummeringen bør utarbeides i fellesskap. I denne avsluttende fasen av samtalen kan man se oppgaver, løsninger, individuelle forhold og arbeidssituasjon i sammenheng. 

  • Daglig leder bruker samtalemalen, skriver ned medarbeiderens tilbakemeldinger og ev. hvilke tiltak som blir fastsatt.

Oppfølgning

  • Daglig leder skal følge opp resultatene fra medarbeidersamtalene og vurdere tiltak.

  • Tilbakemelding til ansatte skal gis så fort som mulig etter at daglig leder har vurdert tiltak og innen rimelig tid.

 

OPPFØLGING AV SYKEMELDTE

Hensikt

Hensikten med oppfølging av den som er sykemeldt er få den ansatte så fort som mulig tilbake i jobb, og at Værøy Identitet og Profil AS gjør det som er mulig for å tilrettelegge for dette. Instruksen skal også sikre at Værøy Identitet og Profil AS følger opp den sykemeldte iht. til gjeldende regelverk.

Ansvarlig : Daglig leder og de ansatte.

Oppfølging
Innen 4 uker skal det settes opp en oppfølgingsplan. Leder og den ansatte setter sammen opp planen. Ansatte har medvirkningsplikt.

Krav til oppfølgingsplan:

  • Vurdering av arbeidstakers oppgaver og arbeidsevne.

  • Aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi.

  • Bistand fra lege og/eller NAV.

  • Plan for videre oppfølging når oppfølgingsplanen er ferdig satt opp. Den sykemeldte, lege og NAV skal ha en kopi av denne. 

Dialogmøte 1: Første dialogmøte skal gjennomføres innen 7 ukers sykemelding. Dette er ikke gjeldende dersom det er åpenbart unødvendig. Det er leder som kaller inn til dette møtet. Den sykemeldte kan ta med seg verneombud eller tillitsvalgt om ønskelig.

Dialogmøte 2: Andre dialogmøte skal gjennomføres innen 26 ukers sykemelding. NAV sender ut innkalling til møtet 3 uker før. NAV innkaller leder og den sykemeldte. Her skal det foretas vurderinger av hvilke muligheter som foreligger i Værøy Identitet og Profil AS og hvilke alternativer som kan være aktuelle for den sykemeldte ut ifra en helsemessig vurdering. NAV kan kreve at annet helsepersonell skal delta i møtet hvis det anses som hensiktsmessig.

Dialogmøte 3: Værøy Identitet og Profil AS eller den sykemeldte kan kreve at NAV kaller inn til et tredje dialogmøte. Det er da NAV som sender ut innkalling. Dialogmøte 3 gjennomføres 7 måneder til 1 år etter sykemelding.  

Tilrettelegging/tiltak
Funksjonsvurderingen skal ta utgangspunkt i hva arbeidstaker kan eller ikke kan utføre av arbeidsoppgaver. Det kan innhentes opplysninger fra lege hvis arbeidstaker samtykker, men diagnose skal ikke diskuteres. Arbeidsgiver skal iverksette realistiske og konkrete tiltak som kan gjøre det mulig for arbeidstaker å utføre sine oppgaver helt eller delvis, eventuelt andre arbeidsoppgaver.

Aktuelle tiltak for arbeidsgiver kan være

  • Fysisk eller ergonomisk tilrettelegging

  • Endring av arbeidstid, tidskrav, tempo m.m

  • Omorganisering av arbeidet, rutiner eller funksjoner

  • Anskaffelse/tilpasning av teknisk utstyr

  • Endring/nye arbeidsoppgaver

  • Opplæring/omskolering

 

Annet

Arbeidsmiljøloven har regler som særskilt verner en syk arbeidstaker mot oppsigelse for en periode på 12 måneder, regnet fra arbeidsuførheten inntrådte. Etter denne verneperioden gjelder fortsatt krav om saklig grunn til oppsigelse. Tilretteleggingsplikten gjelder så lenge arbeidsforholdet består.

 

VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD

Målsetting

Det skal være trygt å varsle om forhold i Værøy Identitet og Profil AS. All varsling skal håndteres etter prinsippene i denne instruksen.

Målgruppe: Alle ansatte i Værøy Identitet og Profil AS. Instruksen gjelder også for innleide konsulenter og annet innleid personell.

Intern varsling

  • Varselet skal leveres til nærmeste overordnede leder.

  • Fører ikke dette frem, skal varselet leveres til verneombud som skal ta saken videre.

  • Varslerens identitet er en fortrolig opplysning.

  • Værøy Identitet og Profil AS ønsker at varselet skal underskrives med navn, men varsler kan velge å være anonym.

  • Dersom forholdet det varsles om gjelder nærmeste leder, eller nærmeste leder ikke gjør noe i sakens anledning, varsles leder på neste trinn eller personalenheten. Er nærmeste leder øverste leder, varsles styret.

  • Den som varsler vil få tilbakemelding innen 5 dager om hva som skjer med saken vedkommende har varslet om.

  • Ansatte oppfordres til før det varsles eksternt å følge de interne varslingsrutinene om ikke forholdet gjør at ikke det er hensiktsmessig.

  • Før det ev. varsles eksternt oppfordes ansatte til å følge de interne varslingsrutinene, om ikke forholdet gjør at ikke det er hensiktsmessig.

Ekstern varsling

  • Ansatt kan varsle eksternt til tilsyns- og kontrollmyndigheter. 

  • Noen tilsyns- og kontrollmyndigheter er: 

    • Arbeidstilsynet

    • Datatilsynet

    • Helsetilsynet

    • Økokrim

  • Værøy Identitet og Profil AS må ha blitt informert om forholdet og gitt muligheten til å rette det opp, ev. opplysning om at tilsyns- og kontrollmyndigheter er varslet.

  • Hensikten med varslingen skal alltid være å rette opp forholdet, ikke offentliggjøre dem. Offentliggjøring skal kun betraktes som et virkemiddel for å rette opp forholdet.

  • Uttalelsene må være holdbare med hensyn til de faktiske forhold. Det avgjørende vil likevel være om arbeidstakeren har vært i aktsom god tro. Har medarbeideren gjort det hen kan med tanke på å frembringe korrekte fakta, er dette likevel tilstrekkelig dersom det viser seg at informasjonen ikke er helt korrekt.

Eksempler på kritikkverdige forhold som skal varsles

  • Forhold som er til fare for liv eller helse (varslingsplikt) 

  • Trakassering eller diskriminering (varslingsplikt) 

  • Korrupsjon og økonomisk kriminalitet 

  • Ukultur, "triksing og fiksing" 

  • Uetiske handlinger 

  • Brudd på taushetsplikten 

  • Diskriminering

Forbud mot gjengjeldelse
Enhver gjengjeldelse mot den som på en forsvarlig måte varsler i henhold til denne rutinen er forbudt. Dette gjelder både formelle og uformelle reaksjoner.

 

BRANNRUTINE

Brannrutine

  • Alle som befinner seg i området skal varsles.

  • Bruk manuell brannmelder der det finnes.

  • Bruk mobiltelefon og meld fra til brannvesenet på tlf. 110.

  • Sørg for at alle kommer seg ut.

  • Prøv å slukke brannen, fortrinnsvis med brannslange, eventuelt med håndslukkeapparat (NB! Bare hvis det ikke er forbundet med stor fare).

  • Lukk alle dører etter deg, slik at brann og røyk sprer seg minst mulig.

  • Gå ut av bygningen. Bruk ikke heis.

  • Møt opp ved Pavliongen i parken (samlingsplass) og bli der til du er registrert.

 

BRANNVERNINSTRUKS

TILKNYTTEDE DOKUMENTER

2179 Branninstruks Værøy.pdf

Hensikt

Sikre at de ansatte i Værøy Identitet og Profil AS kjenner til brannvernarbeidet, hva de skal gjøre for å forebygge og hva de skal gjøre dersom det oppstår brann.

Målgruppe : Alle ansatte i Værøy Identitet og Profil AS, samt innleid personell.

Brannsikkerhet

Grunnforutsetninger

  • Varslingssystemer skal være intakt.

  • Alle rømningsveier skal være merket.

  • Slukkingsutstyr skal være tilgjengelig.

  • Brannvernutstyr skal være oppdatert iht. oppdaterte anbefalinger.

Oppfordring til ansatte og innleid personell

  • Utvise størst mulig forsiktighet for å unngå at brann oppstår eller sprer seg.

  • Papir og annet brennbart materiale må ikke flyte utover - hold orden.

  • Rømningsveier må ikke blokkeres og selvlukkende dører må ikke sperres i åpen stilling.

  • Den siste som forlater arbeidslokalene, plikter å se etter at vinduer er lukket, og at unødvendig lys og maskiner er slått av.

  • Ved brann, tilløp til brann eller mistenkelig røyk, skal det varsles over alarmanlegget.

  • Enhver plikter å orientere seg i bygningen, samt å vite hvor brannvernutstyret er plassert.

Informasjon om brannvern

  • Det skal utføres brannvernøvelser minst 1 gang per år, ofte i februar. 

  • Ansatte og innleid personell skal få nødvendig informasjon om brannvern.

  • Hver nytilsatt skal ved tiltredelse få informasjon om brannvern (inkl. vikarer etc.). Brannvernleder/brukerkoordinator må sørge for at brannverninstruksen er slått opp sentralt i arbeidslokalene og at ansatte gjøres oppmerksom på dette.

  • Alle ansatte skal rapportere om uryddige rømningsveier, feil og mangler på brannvernutstyr og lignende til verneombudet.

Se også egen brannrutine som skal følges ved brann.

 

ULYKKESINSTRUKS

Ansvarlig

Designerte ansvarspersoner.

Utførelse

Ved alvorlige ulykker skal det straks varsles i prioritert rekkefølge:

  1. Lege/ambulanse

  2. Arbeidstilsynet og politiet

  3. Daglig leder for Værøy Identitet og Profil AS

  4. Verneombud for Værøy Identitet og Profil AS 

Dersom du er i tvil om hvor alvorlig skaden er, skal varsling i alle tilfeller iverksettes. Inntil ambulanse ankommer skal det gis nødvendig førstehjelp. Ved behov kan ambulanse og/eller helsepersonell trenge opplysninger om den skadde og/eller vedkommendes pårørende. Disse opplysningene finnes i Værøy Identitet og Profil AS sitt styringssystem.

Rapportering

  • Ved ulykke skal instruks for håndtering av uønskede hendelser følges ved rapportering.

  • NAV-skjema (Melding om yrkesskade - NAV 13-07.05) skal fylles ut og sendes til NAV i den skaddes hjemkommune innen 3 dager, med kopi til den skadde og til arbeidstilsynet.

  • Ved skader som medfører sykehusopphold og/eller lengre fravær (utover 3 dager) skal melding sendes til det selskap som har tegnet yrkesskadeforsikringen.

Arbeidstilsynets følgende punkter karakteriserer «alvorlig skade»:

  • Hodeskade/hjernerystelse (med tap av bevissthet og/eller andre alvorlige konsekvenser)

  • Skjelettskade (unntatt enkle brister eller brudd på fingre eller tær)

  • Indre skader (skader på indre organer som lunger, nyrer, milt osv.)

  • Tap av kroppsdel (amputasjon av legemsdel eller deler av slike)

  • Forgiftning (med fare for varige helseskader, som for eksempel hydrogensulfid-forgiftning)

  • Bevissthetstap (på grunn av arbeidsmiljøfaktorer som f.eks. oksygenmangel)

  • Forbrenning, frostskade eller etseskade (alle fullhudsskader (tredje grad) og/eller delhudsskader (andre grad) i ansiktet, på hender, føtter eller i anogenitalområdet, samt alle delhudsskader (større enn fem prosent) av kroppsoverflaten)

  • Generell nedkjøling (hypotermi)

  • Skade som krever sykehusbehandling (unntatt enklere poliklinisk behandling)

Annet

Ved dødsfall eller alvorlig ulykke med skadde skal øverste leder informere de pårørende og ansatte i Værøy Identitet og Profil AS. Det er viktig at ingen deler informasjon om en slik hendelse på sosiale medier eller andre utenfor bedriften før den dødes/skaddes pårørende er informert. Dette av hensyn til de pårørende.  

 

VANSKELIGE OG TRUENDE SITUASJONER

Hensikt

Sikre forsvarlig arbeidsmiljø og at sikkerhetshensyn blir ivaretatt jf. arbeidsmiljøloven og arbeidsplassens generelle risikobilde.

Imøtekomme arbeidsmiljøloven  § 4-3 (4): Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre.

Målgruppe

Alle ansatte i Værøy Identitet og Profil AS.

Rutiner

Forebygging av vanskelige og truende situasjoner

Både virkningen av trusler og skade er straffbart. HMS-forhold ved truende situasjoner kan omhandle:

  • Risiko for fysisk helseskade

  • Risiko for psykisk påvirkning

I Værøy Identitet og Profil AS vurderer vi alle forhold som øker risiko for trusler og vold. Aktuelle forhold blir tatt med i vår risikoanalyse. Vi gjennomfører jevnlige risikovurderinger i Værøy Identitet og Profil AS og disse finnes i ledelsessystemet PlusOffice, med informasjon om hvilke risikoreduserende tiltak som er iverksatt.

God opplæring og informasjon til ansatte er noe av det viktigste vi gjør. Dette skjer iht. vår instruks for informasjon og opplæring.

Opptrer truende eller voldelige situasjoner

Følgende er ment som gode råd, ikke ordre. Ingen situasjoner er like.

1. Stå i situasjonen (hvis forsvarlig)

  • Målet er å bidra til fredelige og gode problemløsninger, derfor vil vår måte å uttrykke og oppføre oss på ofte være avgjørende for om vi lykkes eller ikke.

  • Opptre rolig, behersket og kontrollert (Snakk med lav, rolig stemme. Ingen brå bevegelser).

  • Lytt og vær åpen og observant - prøv å sette deg inn i den andres situasjon. Hold en passende avstand. (Ta ikke på en person som er sint).

  • Vær hjelpsom, bruk et enkelt språk og vær konkret.

  • Gi utrykk for at du har oppfattet aggresjonen (”Jeg ser at du er sint”).

  • Uttrykk bekymring (”Vær så snill å slutt å skrike, så jeg hører deg bedre”).

  • Gi uttrykk for klare forventninger (”Dette skal vi forsøke å løse sammen”).

  • Forklar tydelig hva som er mulig og hva som ikke er mulig.

  • Orienter om hva du vil gjøre.

  • Innrøm feil!

  • Ta deg god tid og ikke gjør noe overilt.

2. Unngå situasjonen

  • Prøv å komme deg raskt ut av situasjonen (”Jeg må diskutere det med en kollega, et øyeblikk”)

  • Flukt

  • Ved behov: Kontakt alarmtelefon - politi 112 eller lege 113

 

INSTRUKS FOR BRUK AV ARBEIDSUTSTYR

Hensikt

Sikre at arbeidsutstyr bruks på en forsvarlig måte og at det kun benyttes av den som har tilstrekkelig opplæring.

Målgruppe: Alle ansatte i bedriften, samt innleid personell som bruker arbeidsutstyr.

Bruk av arbeidsutstyr

Opplæring

  • Alle som skal bruke arbeidsutstyr skal ha nødvendig opplæring.

  • Der det er krav om dokumentert opplæring eller sertifikat, skal Værøy Identitet og Profil AS inneha dokumentasjon på dette før arbeidsutstyret brukes. 

Kontroll før bruk

  • Før bruk skal det kontrolleres at arbeidsutstyrets sikkerhetsfunksjoner, som skjermer, nødstoppbrytere etc., er på plass og i god stand.

  • Ledninger skal være hele og uten brudd.

  • Dersom det er sikkerhetsmessige mangler skal ikke arbeidsutstyret benyttes, men leveres til nærmeste overordnede med beskjed om hva som er galt. 

Ved bruk

  • Bruk av arbeidsutstyret skal ikke medføre fare for liv og helse for brukeren eller andre.

  • Den som bruker arbeidsutstyret skal vise aktsomhet og bruke maskinen slik den er ment å brukes.

  • Bruker av arbeidsutstyret skal bruke nødvendig verneutstyr.

 

Annet

Hvis arbeidsutstyret har egen sikkerhetsinstruks, skal denne følges!

 

VERNEUTSTYR

Målsetting

Ansatte skal bruke påkrevd verneutstyr, slik at vi unngår skader som kunne vært unngått. 

Målgruppe

Alle ansatte i bedriften, samt innleid personell.

Innkjøp

  • Daglig leder har ansvar for innkjøp.

  • Verneutstyr skal være CE-merket.

Bruk av verneutstyr

Opplæring

  • Alle ansatte og innleid personell skal ha fått opplæring i bruk av personlig verneutstyr.

  • Opplæring i bruk av annet sikkerhetsutstyr gis ved behov.

  • Sikkerhetsopplæring skal dokumenteres iht. instruks for opplæring.

Vedlikehold

  • Den enkelte har ansvar for at personlig verneutstyr er i god stand.

  • For verneutstyr som brukes ved behov, har den som sist brukte utstyret ansvaret for at det er i god stand.

Bruk

  • Verneutstyr skal alltid brukes når det ikke på annen måte er mulig å beskytte seg mot skader.

  • Verneutstyr skal alltid brukes der det er påkrevet.

 

Designert ansvarsperson for hvert område skal sørge for at personlig verneutstyr som anvendes på arbeidsplassen til enhver tid gir fullt forsvarlig vern.

Påse at personlig verneutstyr:

  • Ikke medfører økt risiko ved bruk.

  • Passer eller kan tilpasses arbeidstaker.

  • Er tilpasset de aktuelle arbeidsforhold.

AVFALLS- OG OMBRUKSINSTRUKS

Avfalls- og ombruksinstruks for Værøy Identitet og Profil 

Formålet med denne prosedyren er å bidra til å sikre at avfallet i virksomheten håndteres på en forsvarlig måte og at avfallsmengden reduseres, samt at våre ansatte ikke utsettes for helseskadelig påvirkning ved avfallshåndtering. 

Ombruk 

Beskriv hvilke produkter/materialer som ikke skal kastes som avfall, men som skal gjenbrukes internt eller gis til annet ombruk. Det kan være møbler/inventar, elektronikk, produksjonsrester, byggematerialer m.m. Spesifiser gjerne hvilken kvalitet som disse må ha for å kunne ha en reell ombruksverdi.  Skal ikke inneholde materialer/produkter som ikke har en reell restverdi .

Vi har stort fokus på ombruk, og strekker oss alltid langt for å sikre at ingenting av reell restverdi blir kastet. Vi vurderer nye brukssområder, eller om vi kan re-designe de.  

 Papp-/papiravfall 

Kopipapir, aviser, konvolutter, reklame, gråpapir, makuleringspapir, papp, bølgepappkartong mv. Skal ikke inneholde: Våt papir/papp 

Papp og papir kastes i egen beholder plassert ved varemottak.  Vi leverer dette avfallet til miljøstasjon selv regelmessig, eller ved behov.  Avfallsmengde blir ført inn i eget skjema for innsamling av data (#2161) 


Glass- og metallemballasje 

Syltetøyglass, engangsflasker i glass uten pant, hermetikkbokser, aluminiumsfolie, metallokk, mv.  Skal ikke inneholde:  Blyglass, krystall, ildfast glass, glass fra farmasøytisk og kjemisk industri. 


Glass- og metallemballasje forekommer sjelden og aldri. Ved forekomst, leverer vi dette avfallet til miljøstasjon selv.  Avfallsmengde blir ført inn i eget skjema for innsamling av data (#2161) 

Plastemballasje 

Plastemballasje er innpakning som har vært rundt og beskyttet matvarer og andre produkter. Hør med din renovatør om hard- og mykplastemballasje kan blandes eller skal sorteres separat. Skal ikke inneholde:  Produkter laget i plast skal ikke sorteres sammen med plastemballasjen. Det er restavfall. 

Plast kastes i egen beholder plassert ved varemottak.  Vi leverer dette avfallet til miljøstasjon selv regelmessig, eller ved behov. Avfallsmengde blir ført inn i eget skjema for innsamling av data (#2161) 

Matavfall 

Matrester, kaffefilter og kaffegrut, tørkepapir/papirservietter, kjøtt og kjøttbein, fisk og fiskebein, eggeskall, grønnsaker, mv.  Skal ikke inneholde:  Emballasje, plast, glass, metall, jord, sand, grus, bleier, treverk, tekstiler, hageavfall 

Matavfall kastes pdd. i felles beholder for restavfall.  

EE-avfall 

Lysrør, andre lyskilder, kabler og ledninger, små enheter, store enheter, kuldemøbler, andre store hvitevarer, TV/monitor og småelektronikk. NB! Noe av avfallet som inngår i gruppene ovenfor er definert som farlig avfall. Dette skal deklareres i henhold til avfallsforskriften 11. kapittel. Klikk på overskriften for detaljert info.  Skal ikke inneholde: Emballasje, farlig avfall (f.eks. batterier, blekkpatroner og tonerkassetter)

EE-avfall forekommer sjelden.  Ved forekomst, leverer vi dette avfallet til miljøstasjon selv.  Avfallsmengde blir ført inn i eget skjema for innsamling av data (#2161) 

Batterier (miljøskadelige) 
Batterier, fortrinnsvis dem som er klassifisert som farlig avfall, men også avfallstyper som er iblandet batterier som ikke er farlig avfall. Miljøskadelige batterier er farlig avfall og er omfattet av leverings- og deklarasjonsplikten i henhold til avfallsforskriftens kap. 11  Skal ikke inneholde:  Utsorterte batterier som ikke er farlig avfall .

Batteri kastes i egen beholder ved varemottak.  Ved forekomst, leverer vi dette avfallet til miljøstasjon selv. Avfallsmengde blir ført inn i eget skjema for innsamling av data (#2161)  

Farlig avfall 

Lysstoffrør, maling, lim, lakk, olje- og fettavfall, oljefilter, drivstoff- og fyringsolje, byggskum, spraybokser, blåsesand, asbest, brannavfall, spilloljer, tonerkassetter og blekkpatroner, kreosotimpregnert trevirke, LRA-avfall

Farlig kastes i egen beholder ved varemottak. Ved forekomst, leverer vi dette avfallet til miljøstasjon selv.  Avfallsmengde blir ført inn i eget skjema for innsamling av data (#2161) 

Restavfall 

Ulike avfallstyper som ikke er egnet for gjenvinning. Dersom avfallet skal deponeres som egen avfallstype, er avfallsbesitter pliktig å gjennomføre en basiskarakterisering av avfallet iht. Avfallsforskriften kap. 9 Skal ikke inneholde:  EE-avfall, radioaktivt avfall, eksplosivt avfall, smittefarlig avfall, våtorganisk avfall, farlig avfall, flytende avfall, gips, dekk, isolasjon, hageavfall, mv. 

Vi deler beholder for restavfall med OM Regnskap som holder til i samme bygg som oss.  Avfallet blir hentet regelmessig. Fordeling av mengde blir gjort av huseier. Avfallsmengde blir ført inn i eget skjema for innsamling av data (#2161) 

INNKJØPSRUTINE

1. Våre innkjøpsmål  

Vår forretningsmodell baserer seg på å levere gode produkter til våre kunder med utgangspunkt i kvalitet og bærekraft. Produktsortimentet vårt skal bestå av produkter med lang levetid, som ikke bidrar til bruk-og-kast prinsippet. Vi skal velge leverandører som bidrar positivt til det grønne skiftet, som tilbyr oss et bredt spekter av gode alternativer, og som opererer med trygge etiske retningslinjer. Vi skal kun kjøpe inn varer vi allerede har solgt da vi ikke ønsker ett fysisk varelager av størrelse hos oss, samt etterstrebe at de blir sendt direkte til kunden for å redusere transportbelastningen.  

 

2. Planlegging av innkjøp  

 

2.1 Behovsanalyse  

For å sikre at innkjøp av varer og tjenester dekker virksomhetens behov, er det viktig at det gjøres en kartlegging av markedet og behovet.  

 

2.2 Krav til varer/tjenester og leverandører  

Ved innkjøp av alle varer og tjenester skal det stilles krav til:  

  • Produktsortimentet består av ett bredt spekter av bærekraftige alternativer 

  • At vi alltid tenker kvalitet over kvantitet, både på varer og design 

  • At produktene er produsert på en etisk måte 

  • Produkter som er laget av resirkulerte materiale skal prioriteres 

  • Vi bruker de samme leverandørene som tilbyr god kommunikasjon, gode leveringsmuligheter, retur- og serviceordninger.  

  • Vi samler bestillinger opp bestillinger som skal til samme leverandør 

  • Vi velger de transportalternativer med lavest mulig belastning ift. utslipp 

  • Leverandører med et miljøledelsessystem foretrekkes (miljøfyrtårn, ISO14001 eller EMAS) 

  • Produkter med miljømerking foretrekkes (Fairtrade, Svanen, Oeko Tex, Gots 

  • Benytte oss av lokale leverandører der det lar seg gjøre.  

  • At varer blir sendt med minst mulig emballasje 

  • At produktet ikke inneholder mikroplast, der det er mulig 

  • At produktet ikke inneholder helse- og miljøfarlige stoffer oppført på REACH sin liste over begrensinger.  

 

3. Kommunikasjon med leverandører  

Vi benytter oss i stor grad av de samme leverandørene til bestilling av varer, som vi har jevnlig kommunikasjon med ved bestillinger. Vi opplever god kundeoppfølging hos våre leverandører.  

 

4. Kontraktsinngåelse og oppfølging av kontrakten  

Vi inngår kontrakter med sentrale leverandører og underleverandører, samt kunder.  

 

5. Lære av prosessen  

Innkjøpsrutinen oppdateres dersom behovet til virksomheten endres. 

 

OPPFØLGING AV VIRKSOMHETENS MILJØARBEID 

Gjennom Miljøfyrtårnsertifiseringen og annet miljøarbeid har vi innført rutiner og regler for å minimere miljøbelastningen vår.  Ansatte skal kjenne til vår miljøpolicy, og rutinene og reglene som er iverksatt for å minimere miljøbelastningen.   

Hvert år skal det avholdes personalmøter der miljøarbeidet er lagt frem, og ansatte har mulighet til å komme med innspill og ideer til videre arbeid for å nå målene satt I miljøpolicyen.  

 

OPTIMALISERING AV EMBALLASJE

Emballasje på varer vi mottar:  

Vi mottar emballasje på alle varer fra våre leverandører. Emballasje er nødvendig for at varene ikke blir skadet under forsendelse, men vi opplever ofte at varene har mer emballasje enn nødvendig. 

 

Emballasje på varer vi selger:  

Vi fjerner så mye emballasje som mulig før vi sender varene videre til kunden. Vi bruker alltid originale pappesken varene kom i, men fjerner all overflødig emballasje inni.   

Når varene blir sendt direkte til kunde fra leverandørene våre, ber vi de alltid bruke så lite emballasje som mulig. Vi har ikke mulighet til å fjerne noe da varene ikke er innom oss. 

 

Optimalisering av den emballasjen vi mottar:  

Vi gjenbruker alltid den emballasjen vi mottar til videresendinger. Den emballasjen som ikke blir brukt internt blir levert til miljøstasjon av oss.   

For å optimalisere emballasjen, prøver vi der det er mulig å samle bestillinger til samme leverandør. Dette blir også gjort for å unngå ekstra utslipp og utgifter knyttet til transport.  

 

Rutinen vil bli oppdatert om rutiner knyttet til emballasje blir endret.  

 

OPTIMALISERING AV TRANSPORT

Det er viktig at vi har fokus på transport for å redusere vår totale belastning.

Følgende rutine skal følges:

  1. Vi begrenser våre postinnleveringer til 1 levering per dag

  2. Vi samler utkjøring av varer til maks 1 gang per dag, aller helst 1 gang per uke

  3. Vi foretrekker leverandører som sender med nullutslipps-kjøretøy der det er mulig

Rutinene gjennomgås årlig for evt. oppdatering. 

 

INSTRUKS FOR FARLIG AVFALL

Hensikt

Denne instruksen skal sikre forsvarlig håndtering og oppbevaring av farlig avfall, slik at ansatte og miljø ikke utsettes for unødvendig eksponering.

Definisjoner

Farlig avfall: Avfall som ikke hensiktsmessig kan håndteres sammen med forbruksavfall fordi det kan medføre alvorlig forurensning eller fare for skade på mennesker eller dyr.

Ansvarlig

Daglig leder og ansatte.

Håndtering av farlig avfall

Ved håndtering av farlig avfall skal det alltid brukes påbudt verneutstyr: Hansker, briller og åndedrettsvern.
Se HMS-sikkerhetsdatablad.

Oppsamling

  • Bruk originalemballasje dersom mengdene ikke blir for store.

  • Unngå hvis mulig å blande farlige stoffer som har ulikt avfallsstoffnummer. Dersom man blander forskjellige stoffer, skal man være sikker på at de ikke reagerer med hverandre.

  • Plastkanner på 10 liter kan brukes til organiske løsemidler uten halogen.

  • Plastkanner på 20 liter kan brukes til fremkaller og fix.

  • Ved bruk av oppsamlingskanner, skal disse merkes.

Merking av beholdere

  • Avfallsbeholdere skal være merket med navn på innhold.

Oppbevaring av farlig avfall

  • Farlig avfall må oppbevares slik farepotensialet krever. Brannfarlige stoffer må f.eks. oppbevares i skap eller lagerrom tilpasset slik lagring.

  • Farlig avfall skal oppbevares i godt merkede beholdere som er sikret mot lekkasjer og uvedkommende.

  • Absorbenter og andre hjelpemidler som benyttes ved en lekkasje må være tilgjengelig i nærheten av oppbevaringsstedet.

  • Vi oppbevarer følgende farlig avfall:

    • Bilbatterier (på pall)

    • El-avfall (i pappeske, leveres i svarte sekker)

    • Oljefilter med stålhus (i fat)

    • Drivstoffilter med stålhus (i fat)

    • Spraybokser (i fat)

    • Frostvæske (i fat)

    • Bremsevæske (i fat)

    • Spillolje (i fat)

    • Saneringssand, innsatsfilter, drivstoff og olje (i fat)

    • Lysstoffrør og xenonpærer (i fat)

Bestilling av transport og levering

  • Vi har egen avtale med godkjent renovasjonsselskap.

  • Det farlige avfallet skal leveres minst 1 gang per år. Leveringsplikt inntrer ikke før den totale mengden farlig avfall overstiger 1 kg.

  • Bestilling av transport gjøres av daglig leder.

  • Farlig avfall leveres etter behov, men minimum 1 gang per år.

  • Spillolje hentes ved behov. 

Klargjøring før henting

  • Før henting må avfallsbeholdere kontrolleres om de er merket og hele.

Ved henting

  • Bistå rennovatør om nødvendig.

Deklarering av avfall

  • Dokumentasjon finnes på https://www.avfallsdeklarering.no/

 

INSTRUKS FOR KJEMIKALIER

Hensikt

Hensikten med instruksen er at Værøy Identitet og Profil AS skal ha et oppdatert stoffkartotek og at de ansatte skal kjenne rutinene og hvordan de skal håndtere kjemikalier og bruke stoffkartoteket.

Målgruppe

Daglig leder og alle ansatte som skal bruke kjemikalier.

Håndtering av kjemikalier

Opplæring
Alle våre ansatte skal ha fått informasjon om følgende før de jobber med kjemikalier:

  • Informasjon om farlige kjemikalier som brukes hos oss og hvilken risiko de utgjør for vår helse og sikkerhet

  • Opplæring i bruk av stoffkartoteket og spesielt temaer som helsefare, eksponeringskontroll og nødvendige vernetiltak for sikker utførelse av arbeidet

  • Informasjon om hvordan man håndterer nødssituasjoner som kan oppstå 

Bruk
I databladene til hvert enkelt stoff er det anvist hva slags verneutstyr som må brukes ved håndteringen.
Det påligger den enkelte ansatte å bruke det beskrevne verneutstyret, og i tillegg plikt til å verne sine omgivelser mot ufrivillig påvirkning av stoffet.

Stoffkartotek

Stoffkartoteket er en samling av sikkerhetsdatablader for farlige kjemikalier som brukes i virksomheten. Kartoteket skal også inneholde informasjonsblad for andre helseskadelige stoffer, samt helsefarlig biologisk materiale.

Opplæring
Opplæringen skal sørge for at arbeidstakerne blir i stand til å bruke virksomhetens stoffkartotek.
Værøy Identitet og Profil AS må derfor sikre at:

  • Ansatte kjenner og forstår innholdet i sikkerhetsdatablad og/eller informasjonsblad

  • Ansatte blir i stand til å finne de opplysninger de trenger i stoffkartoteket

Tilgang til stoffkartotek
Ansatte og verneombud skal ha tilgang til informasjon om de farlige kjemikaliene de arbeider med.
Værøy Identitet og Profil AS må derfor sikre at:

  • Alle relevante sikkerhetsdatablader og/eller informasjonsblader er lett tilgjengelig ved de aktuelle arbeidsplassene

  • Verneombudet har tilgang til eget eksemplar av komplett stoffkartotek

Oppdatering av stoffkartoteket
Et stoffkartotek må til enhver tid holdes oppdatert med hva som faktisk finnes av kjemikalier i virksomheten.

Værøy Identitet og Profil AS må derfor sikre at det er siste utgave av sikkerhetsdatabladene og/eller informasjonsbladene for alle stoffer som er i bruk i virksomheten.

Den som kjøper inn kjemikalier har ansvar for å sørge for at vi har kopi av sikkerhetsdatabladet i

Sikkerhetsdatablad og informasjonsblad for kjemikalier som ikke lenger er i bruk, skal fjernes fra kartoteket. Men de skal ikke slettes i styringssystemet, kun merkes som «ikke i bruk». Disse kan være nyttige dersom det senere blir oppdaget yrkesskader.  

 

 

KONTROLL AV ELEKTRISK ANLEGG

Hensikt

Vi skal sørge for god standard og funksjonalitet på elektriske anlegg, og dermed begrense risiko for avvik/uønskede hendelser.

Daglig kontroll

Alle ansatte har et ansvar om å si ifra dersom de ser åpenbare feil ved det elektriske anlegget. Feil rapporteres til daglig leder.

Rutinemessig kontroll

  • Det skal gjennomføres enkel kontroll av elektrisk anlegg og utstyr.

  • Kontrollen kan gjennomføres av personell uten elektrofaglig kompetanse.

  • Kontrollen skal gjennomføres i forbindelse med vernerunde.

  • For gjennomføring av vernerunden benyttes vernerundeskjemaer i systemet. 

Avvik rapporteres på vanlig måte i eget skjema under «Avvik».

Reparasjoner som krever fagkompetanse skal utføres av personell som har nødvendig utdannelse / sertifikat.

 

UTSTYRSKARTOTEK

Utfyllende dokumentasjon tilknyttet det enkelte utstyr finnes.

REGISTRERT UTSTYR

 

STOFFKARTOTEK

Alle sikkerhetsdatablader finnes i vårt ledelsessystem. Tilhørende sikkerhetsdatablader kontrolleres jevnlig.

Sikkerhetsdatablad:

Adhesiver Remover - Vaskemiddel - Datablad

Surface Cleaner - Vaskemiddel - Datablad

RISIKOANALYSE


Ingen tiltak påkrevd GRØNN

Tiltak anbefales GUL

Tiltak er påkrevet RØD

 PERSONALHÅNDBOK

OM PERSONALHÅNDBOKEN

 

Vår personalhåndbok er et oppslagsverk over hvilke retningslinjer som gjelder i Værøy Identitet og Profil AS, som ledelse og ansatte må forholde seg til.

Værøy Identitet og Profil AS som arbeidsgiver har plikt til å holde de ansatte informert om de retningslinjene som gjelder. Personalhåndboken tar utgangspunkt i det generelle arbeidsforholdet og emner som ansettelse, overtid, fravær, rettigheter og plikter. HMS- og kvalitetsarbeidet skal imøtekomme et risikobilde iht. arbeidssituasjoner, arbeidsmiljø og kundetilfredshet.

Alle ansatte har plikt til å rette seg etter gjeldende regler og instrukser, og har en medvirkningsplikt som er lovbestemt. Ledelsen har styringsrett, men må også forholde seg til lovverk og interne bestemmelser. 

Personalhåndboken er styrende i flere forhold. Den tar utgangspunkt i lovverket og beskriver hvilken praktisk betydning det har i vår virksomhet. Den skal fremme likebehandling, samt opprettholde en ryddig og forutsigbar hverdag for ledelsen og de ansatte. Vi er en ukomplisert bedrift, men det er ryddig og nødvendig å kommunisere retningslinjer tydelig.

Vi ønsker også innspill fra deg som ansatt dersom du mener at et emne bør tas med i personalhåndboken.

1.1. ANSETTELSE

 

Ansettelser foretas som hovedregel av daglig leder i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS eller den som er gitt fullmakt til det.

Ansettelsesprosessen gjennomføres i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Ved ansettelsesbehov vil informasjon om stillingen også deles internt i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS. Blant annet har eventuelle midlertidig ansatte (unntatt vikariater) eller ansatte i reduserte stillinger fortrinnsrett jf. arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Fortrinnsretten er betinget av at den ansatte er kvalifisert for stillingen og at utøvelse av fortrinnsretten ikke vil innebære vesentlige ulemper for VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

Det henvises til følgende bestemmelser vedrørende fortrinnsrett:

Midlertidig ansatte

I VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS ansetter vi som hovedregel i faste stillinger. Unntak fra dette vil kunne være i følgende tilfeller:

  • Dersom arbeidet er av midlertidig karakter.

  • For vikariater.

  • Dersom noen som har praksisarbeid.

  • For deltakere i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med NAV.

Midlertidige ansettelser i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS skal skje og følges opp jf. arbeidsmiljølovens § 14-9.

 

 

1.2. ARBEIDSAVTALE

 

VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS vil ved nyansettelse/endring utarbeide en arbeidsavtale. 

  • Dersom arbeidsforholdet er kortere enn én måned, skal skriftlig arbeidsavtale inngås umiddelbart. 

  • Ved arbeidsforhold med en samlet varighet lengre enn én måned, skal skriftlig arbeidsavtale inngås snarest mulig og senest én måned etter arbeidsforholdet startet.

  • Ved endringer i arbeidsforholdet, skal arbeidsavtale oppdateres snarest mulig og senest én måned etter at endringene har trådt i kraft.

Våre arbeidsavtaler tar utgangspunkt i arbeidsmiljølovens bestemmelser, men vil også kunne inneholde eksempelvis taushetsplikt og andre bestemmelser.

Det henvises spesielt til følgende bestemmelser:

 

1.3. PRØVETID

 

Formålet med prøvetiden er blant annet å vurdere om den ansatte passer til stillingen. Den ansatte vil også ha nytte av prøvetiden dersom hen opplever at arbeidsoppgavene ikke passer likevel.

Forhold som vektlegges i prøvetiden er den ansattes tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet og pålitelighet.

Prøvetidens varighet fremkommer av den ansattes arbeidsavtale. Normalt har vi 6 måneder.

Dersom den ansatte har hatt et vikariat i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS og deretter får fast ansettelse i tilsvarende stilling, vil det ikke avtales prøvetid.

Dersom en fast ansatt gis en vesentlig annen stilling internt i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS, vil det kunne være aktuelt å avtale ny prøvetid, men da forutsatt at den ansatte har anledning til å gå tilbake til sin tidligere stilling.

Dersom den ansatte er fraværende fra arbeidet i prøvetiden, vil den kunne forlenges jf. arbeidsmiljøloven § 15-6 (4).

 

1.4. ENDRINGER OG STYRINGSRETT

 

Arbeidsgiver (VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS) har styringsrett. Styringsretten innebærer at vi som arbeidsgiver har rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeid.

Vi utøver styringsretten innenfor de rammer som settes av interne bestemmelser, lovverket og allmenne saklighetsnormer.

Innenfor overnevnte rammer er dette i praksis følgende:

  • Hva som skal gjøres

  • Hvem som skal gjøre det

  • Når det skal gjøres

  • Hvordan det skal gjøres

Ved endringer og utøvelse av styringsretten, har vi i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS et bevisst forhold til at fremgangsmåten skal være i tråd med kravene og ta hensyn til vårt arbeidsmiljø.

Styringsretten innebærer også et klart element av ordre. Dersom den ansatte nekter å innrette seg, vil det normalt gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

 

1.5. ADVARSEL

 

Dersom den ansatte har brutt arbeidsavtalen eller retningslinjene i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS og overtredelsen vurderes som alvorlig, vil det gis en skriftlig advarsel.

Det er likevel ikke slik at det må gis advarsel før en eventuell oppsigelse eller avskjed av den ansatte. Alvorlighetsgraden vil avgjøre dette.

Den ansatte vil bli forelagt opplysningene advarselen baserer seg på, og gis mulighet til å komme med merknader.

Dersom arbeidstakeren mener at advarselen er uriktig eller ufullstendig og ønsker å skriftliggjøre sine innsigelser, følger VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS datatilsynets anbefaling og lagrer denne sammen med advarselen.

 

1.6. AVSLUTNING AV ARBEIDSFORHOLD

 

I VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS er vi opptatt av ryddige og profesjonelle prosesser, også ved opphør av arbeidsforhold - uavhengig av årsak.

En oppsigelse/avskjed gitt fra VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS sin side skal alltid være saklig begrunnet, skriftlig og jf. arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Før en eventuell oppsigelse/avskjed gis fra VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS sin side, vil det avholdes et drøftelsesmøte jf. arbeidsmiljølovens § 15-1.

Oppsigelse i prøvetiden

Innenfor den avtalte prøvetiden er oppsigelsestiden 14 dager, om ikke annet er avtalt.

Oppsigelsestiden regnes da fra mottak av oppsigelsen og ikke fra den første i påfølgende måned, slik det vil være når et arbeidsforhold avsluttes etter at prøvetiden har løpt ut.

Oppsigelse etter prøvetiden

Avtalt oppsigelsesfrist finnes i arbeidsavtalen. Vi følger arbeidsmiljølovens bestemmelser for oppsigelsestid.

  • Dette medfører at dersom man har vært ansatt i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS mindre enn 5 år, gjelder gjensidig oppsigelsesfrist på minst 1 måned. 

  • For ansettelsesforhold på minst 5 år sammenhengende i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS, gjelder gjensidig oppsigelsesfrist på minst 2 måneder. 

  • Ved ansettelsesforhold på minst 10 år sammenhengende, gjelder gjensidig oppsigelsesfrist på minst 3 måneder. 

  • Dersom den ansatte blir sagt opp etter minst 10 års sammenhengende ansettelse i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS, skal oppsigelsesfristen være minst 4 måneder dersom den finner sted etter at den ansatte er fylt 50 år, minst 5 måneder etter fylte 55 år og minst 6 måneder etter fylte 60 år.

Dersom din arbeidsavtale ikke er oppdatert, vil lovens bestemmelser gå foran det som står i arbeidsavtalen.

Den ansatte sier opp selv

Det gjelder i utgangspunktet ingen bestemte formkrav dersom den ansatte sier opp selv, utover at oppsigelsen skal være skriftlig.

En eventuell oppsigelse fra den ansatte skal leveres personlig eller rekommandert til leder for å unngå tvil eller uenighet om oppsigelsen.

Dersom den ansatte selv sier opp etter fylte 50 år og har et sammenhengende ansettelsesforhold på minst 10 år, er oppsigelsestiden 3 måneder.

Ferie i oppsigelsestiden

Dersom den ansatte selv sier opp, får det ingen betydning for fastsatt ferie. VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS kan i et slikt tilfelle legge ferie til oppsigelsestiden, så lenge øvrige vilkår for feriens plassering er oppfylt. Den ansatte har rett til å avvikle hovedferien innen utgangen av september. Det eneste unntaket er dersom den ansatte selv sier opp sin stilling etter 15. august. I et slikt tilfelle kan man ikke kreve at ferien avvikles før 30. september, dersom den ikke allerede er berammet.

Dersom VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS står for oppsigelsen, kan ikke vi, uten at den ansatte samtykker, legge ferie til oppsigelsesperioden med mindre oppsigelsesfristen er 3 måneder eller lengre. Dersom ferien allerede er berammet før oppsigelsen finner sted, kan den ansatte motsette seg at denne ferien avvikles i oppsigelsesperioden.

Avskjed

Ved grove pliktbrudd eller andre vesentlige brudd på arbeidsavtale eller reglement, kan den ansatte gis avskjed. Dette betyr at oppsigelsesfrister nevnt over ikke gjelder.

Før en beslutning om avskjed blir tatt, skal den ansatte så langt det er praktisk mulig, kalles inn til et drøftelsesmøte jf. arbeidsmiljølovens § 15-1.

Sluttattest

Ansatte som har sluttet eller blitt sagt opp i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS har krav på en skriftlig attest jf. arbeidsmiljølovens krav til innhold i en slik attest.

Dersom den ansatte fikk avskjed, vil dette kunne bli tatt med i en eventuell attest.

Henvisning

Det henvises til arbeidsmiljølovens Kapittel 15: Opphør av arbeidsforhold.

 

2.1 VARSLINGS- OG REGISTRERINGSPLIKT VED FRAVÆR

 

VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS er pålagt å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom jf. folketrygdloven § 25-2.

Ved fravær grunnet egen/barn/barnepassers sykdom, skal dette varsles per telefon til leder før arbeidsdagens start, med mindre særskilte forhold gjør at dette ikke er mulig.

Fravær skal varsles iht. overnevnte rutine hver fraværsdag, om ikke annet er avtalt med leder.

Senest første dag etter at den ansatte gjenopptar sitt arbeid, skal fraværet registreres av den ansatte i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS sitt ledelsessystem (PlusOffice).

Leder er ansvarlig for å behandle fravær i ledelsessystemet.

NB! Ved lengre fravær grunnet sykdom/skade der legeerklæring er påkrevd, skal legeerklæringen sendes så snart som mulig. Se egen rutine for sykemelding i personalhåndboken.

 

 

2.2. EGENMELDT SYKEFRAVÆR

 

Innenfor de første 16 dagene av en sykefraværsperiode (arbeidsgiverperioden) kan den ansatte benytte egenmelding.

En egenmelding defineres som at den ansatte melder fra om arbeidsuførhet på grunn av sykdom/skade uten å legge frem legeerklæring.

I VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS skal egenmeldinger dokumenteres med egenerklæring jf. folketrygdloven §§ 8-7 og 8-26. Egenerklæring. Dette gjøres i vårt ledelsessystem (PlusOffice).

Dersom en erklæring ikke blir lagt frem, kan VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS bestemme at retten til sykepenger faller bort.

I VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS følger vi folketrygdlovens bestemmelser uten store justeringer.

Mulighet til å benytte egenmeldinger

Den ansatte må ha arbeidet i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS i minst 2 måneder før de kan benytte egenmelding ved sykefravær. Dersom et arbeidsforhold blir avbrutt i mer enn 2 uker, kan egenmelding først benyttes etter at den ansatte igjen har vært i arbeid i 2 måneder.

En egenmelding kan benyttes for inntil tre kalenderdager om gangen innenfor en arbeidsgiverperiode. Ved nytt sykefravær innen 16 kalenderdager, regnes tidligere fraværsdager uten sykemelding med. Det betyr at dersom den ansatte har vært borte fra arbeidet én dag med egenmelding, kan han/hun likevel benytte egenmelding for to dager til i 16 dagers-perioden.

NB! Det er viktig å merke seg at det er snakk om kalenderdager, det betyr at også arbeidsfrie dager skal regnes med.

Fravær utover tre dager skal dokumenteres med legeerklæring, dersom ikke annet er avtalt på forhånd.

Tap av retten til å bruke egenmelding

I VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS kan den ansatte som hovedregel maksimalt benytte egenmelding 4 ganger på inntil 3 kalenderdager per gang, innenfor en 12-månedersperiode.

Dersom VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom, kan den ansatte miste muligheten til å benytte egenmelding jf. folketrygdloven § 8-27.Tap av retten til å nytte egenmelding, pkt. b)

En beslutning om å ta fra den ansatte retten til å nytte egenmelding, skal vurderes på nytt etter seks måneder.

 

2.3. SYKEMELDING

 

Når en lege/sykmelder mener at den ansatte oppfyller de medisinske vilkårene for å få sykepenger, vil hen skrive en sykemelding. 

Tannleger, manuellterapeuter og kiropraktorer har også rett til å skrive sykemeldinger ved enkelte diagnoser.

Sykemelding skal være tilgjengelig for VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS så snart den ansatte har anledning og senest innen 14 dager.

VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS får nå tilgang til sykemeldingen digitalt.

Den ansatte må påse at prosessen er fulgt og at den er tilgjengelig for VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS. Se mer informasjon om dette på nav.no

Det er viktig at den ansatte som er sykemeldt gir VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS beskjed når sykemeldingen er tilgjengelig.

Se også egen rutine for "Varslings- og registreringsplikt ved fravær" i personalhåndboken.

 

2.4. BARNS OG BARNEPASSERS SYKDOM

 

Ansatte i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS som har omsorg for barn, har rett til permisjon jf. arbeidsmiljøloven § 12-9 til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år.

Det finnes flere forhold som påvirker retten til permisjon under overnevnte paragraf.

Egenmelding ved barns sykdom kan brukes etter at du har vært ansatt i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS i 4 uker.

NB! Egenmelding for egen sykdom og for småbarns sykdom er regulert i to forskjellige sett med regler. Egenmelding på grunn av egen sykdom påvirker ikke retten til egenmelding på grunn av barns sykdom.

VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS følger arbeidsmiljølovens bestemmelser. Dersom du ikke føler bestemmelsene her er utfyllende nok, kan du følge vedlagte linker til arbeidsmiljøloven eller spørre leder.

Ansatte har rett til permisjon:

  • For nødvendig tilsyn med barnet når det er sykt.

  • Hvis barnet skal følges til legeundersøkelse eller annen oppfølging i forbindelse med sykdom.

  • Hvis den som har det daglige barnetilsynet er syk eller selv har permisjon etter § 12-9.

Loven gir rett til følgende antall dager per kalenderår:

  • 10 dager, dersom den ansatte har ett barn.

  • 15 dager, dersom den ansatte har mer enn to barn.

Dersom arbeidstaker er alene om omsorgen, har vedkommende rett til dobbelt så mange dager.

Dersom den ansatte bruker opp kvoten og ikke andre forhold beskrevet i arbeidsmiljøloven § 12-9 er aktuelle, kan den ansatte og VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS, hvis det er praktisk mulig, komme til en løsning om restferie eller ulønnet permisjon.

 

2.5. PERMISJONER

 

I VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS følger vi arbeidsmiljølovens bestemmelser rundt permisjon, uten store justeringer.

Det skal varsles/søkes om permisjon i vårt ledelsessystem.

NB! Permisjon grunnet barns og barnepassers sykdom er beskrevet i egen rutine i personalhåndboken.

Oversikt over lovfestede permisjoner finnes her:

Arbeidsmiljøloven - Rett til permisjon

Varsle permisjon

Følgende permisjoner skal varsles snarest mulig og senest en uke i forveien ved fravær utover to uker, senest fire uker i forveien ved fravær utover tolv uker og senest tolv uker i forveien ved fravær utover ett år:

Varslingsplikten er iht. arbeidsmiljøloven § 12-7. Oversittelse av fristene medfører ikke at den ansatte må utsette permisjonen, dersom permisjon er nødvendig på grunn av forhold som den ansatte ikke hadde kjennskap til ved fristens utløp.

Andre permisjoner som er beskrevet i loven er:

*Rett til permisjon ved religiøse høytider for arbeidstaker som ikke tilhører Den norske kirke, reguleres av Lov om tros- og livssynssamfunn (trossamfunnsloven) §18. Rett til fri ved religiøse høytidsdager. Se egen instruks i personalhåndboken: "Helligdager og høytider".

 

2.5.1 VELFERDSPERMISJONER

Generelt

Våre bestemmelser gir den ansatte rett til permisjon med lønn for inntil 10 dager innenfor kalenderåret.

Samboer er i forhold til disse bestemmelsene likestilt med ektefelle. Med samboer menes person som har hatt samme bopel som den ansatte i minst 2 år, og har vært registrert i Folkeregistret på samme bopel som den ansatte i samme tidsrom.

Velferdspermisjoner i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS

Det kan søkes om velferdspermsisjon i følgende tilfeller:

  1. Ved dødsfall og begravelse/bisettelse når det gjelder den nærmeste familie, har arbeidstakeren krav på til sammen inntil 3 dagers permisjon betalt med ordinær lønn.

    Med nærmeste familie siktes det til personer som står i nært slektskapsforhold til arbeidstakeren så som ektefelle, samboer, barn, søsken, foreldre, svigerforeldre, besteforeldre eller barnebarn. Permisjon gjelder også ved begravelse/bisettelse av ansatte, slik at de ansatte på vedkommendes avdeling kan være representert.
     

  2. Permisjon for undersøkelse, behandling og kontroll av tannlege, tannlegespesialist og lege, samt behandling av fysioterapeut og kiropraktor etter anvisning av lege.

    Det dreier seg her om tilfeller hvor det ikke er mulig å få time utenfor arbeidstiden. I enkelte tilfeller må arbeidstakeren også reise langt. Slike tilfeller faller utenfor bestemmelsene som bare gjelder for korte velferdspermisjoner. For øvrig vil arbeidstakeren i sistnevnte tilfelle som oftest være sykmeldt.
     

  3. Permisjon på grunn av akutt sykdom i hjemmet. Det siktes her til akutte sykdomstilfeller i hjemmet, forutsatt at annen hjelp ikke kan skaffes, og arbeidstakerens tilstedeværelse i hjemmet er ubetinget nødvendig.

    Også her gjelder bestemmelsene om korte velferdspermisjoner for at arbeidstakeren skal kunne få ordnet seg på annen måte.
     

  4. Permisjon for ektefelle når det er nødvendig i forbindelse med fødsel i hjemmet eller ved innleggelse på sykehus.

  5. Permisjon ved flytting til ny bolig i forbindelse med skifte av stilling i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

  6. Permisjon ved spesiell tilkalling i arbeidstiden i forbindelse med blodgivning.

  7. Permisjon ved eget bryllup.

  8. Permisjon ved sesjon.

  9. Arbeidstakeren har rett til inntil 3 dagers permisjon når det er påkrevet å være til stede ved tilvenning av barn i barnehage eller skole.
    Ved slik permisjon gjelder følgende:

  • Arbeidstakeren har rett til ordinær lønn for inntil 2 dager pr. barn ved første skoleår og ved førstegangstilvenning i barnehage.

  • For øvrig har arbeidstakeren rett til ordinær lønn for inntil 1 dag pr. barn pr. år.

  1. Permisjon når foreldre blir innkalt til konferansetime på grunnskolen, og denne ikke kan legges utenfor arbeidstiden. Slik permisjon gis for inntil to timer. Behovet for permisjon skal varsles senest to uker før dato for konferansetimen.

  2. Permisjon for resten av arbeidsdagen i de tilfeller arbeidstakeren pga. egen sykdom må forlate arbeidsstedet.

 

3.01. RETNINGSLINJER FOR Å FREMME LIKESTILLING, MANGFOLD OG INKLUDERING  

Et mangfoldig og likestilt arbeidsliv er en viktig samfunnsoppgave. VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS ønsker å bidra til mangfold i norsk arbeidsliv og skal legge til rette for dette gjennom rekruttering og inkludering. Dette betyr at vi i ansettelsesprosesser skal gi like muligheter for arbeidssøkere med flerkulturell bakgrunn, nedsatt funksjonsevne eller annen seksuell orientering (LHTB). Vi ønsker også å legge til rette for midlertidige muligheter som for eksempel arbeidstrening og språktrening. Dette skal ikke gå utover drift eller ressursbruk i organisasjonen og må alltid drøftes i ledergruppen før avtale.  

Det skal tas tilbørlig hensyn til ansattes livssituasjon når arbeidstid og oppgaver planlegges. Eksempler på hendelser som forekommer i ulike faser i livet og som det skal legges til rette for kan være: Svangerskap/foreldrepermisjon, omsorgsansvar, samlivsbrudd, rekonvalesens, nedbemanning (støtte til å finne ny jobb), overgang til pensjonisttilværelse, sykdom/dødsfall i nær familie og annet.   

Ansatte har rett til redusert arbeidstid ved behov etter fylte 62 år. Fra det året man fyller 60 år er det en uke ekstra ferie – 6 ukers ferie årlig. Den ansatte får tilbud om ekstra oppfølgning, hvor en vurderer faglig påfyll, arbeidsoppgaver og pensjonsforberedelse  

 

 

3.02. ALMINNELIG ORDEN

 

Ansatte skal møte punktlig og være klare til å starte arbeidet senest ved arbeidstidens begynnelse.

Alle ansatte må opptre sømmelig og høflig mot alle på arbeidsplassen.

Enhver må følge anvisninger og pålegg fra sin overordnede, utføre sitt arbeid etter beste evne og behandle materiell, verktøy, maskiner etc. med forsiktighet.

Arbeidsplassen skal være ryddig, ren og presentabel.

 

3.03. FORHOLD TIL KUNDER OG LEVERANDØRER

 

Som ansatt i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS skal du opptre høflig og korrekt overfor kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere.

Det er ikke tillatt å betinge seg økonomiske fordeler fra personer som man på VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS sine vegne kommer i kontakt med.

 

3.04. TAUSHETSPLIKT

Ansatte i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS har lojalitetsplikt og er forpliktet til ikke å bruke, utlevere eller på annen måte gjøre tilgjengelig informasjon om VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS sine forretningshemmeligheter, personopplysninger, data eller forretningsmessige «Know-how» for uvedkommende.

Ansatte skal vise aktsomhet i omtale av forhold som de blir kjent med eller erfarer under sitt arbeid. Taushetsplikten omfatter også VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS sine kunder/leverandører og forhold hos disse.

Brudd på disse bestemmelsene kan medføre straffeansvar, oppsigelse eller avskjed.

Taushetsplikten vil også gjelde etter eventuelt opphør av arbeidsforholdet.

 

3.05. FORRETNINGSSKIKK

 

Alle ansatte i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS skal opptre ærlig og med integritet i alle forhold både internt og eksternt, og ta ansvar for egne handlinger.

Man skal bruke god dømmekraft og unngå opptredener som kan virke upassede.

Eksempler på spørsmål man bør stille seg selv for å vurdere egne handlinger:

  • Er handlingen i samsvar med retningslinjene for god forretningsskikk?

  • Er handlingen etisk?

  • Er handlingen lovlig?

  • Vil handlingen stille deg eller VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS i et godt lys?

Hvis svaret er "NEI" skal man ikke gjennomføre handlingen.

Dersom du er i tvil, skal du rådføre deg med din nærmeste leder.

Det er lov å feile i god tro, men man må ta det ansvaret feilen medfører.
 

 

3.06. BRUK AV SOSIALE MEDIER

 

Samfunnet har utviklet seg, sosiale medier og internett generelt er en arena der mange ønsker å dele sine meninger og delta i diskusjoner.

Vi understreker at den ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene.

Vi håper du tar hensyn til følgende når du deltar på sosiale medier:

  • Vær bevisst på din rolle som ansatt i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

  • Presiser at du ikke ytrer deg på vegne av VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS hvis det kan reises tvil om din rolle.

  • Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner og vær åpen om hvor du jobber når det er relevant.

  • Vurder nøye om du som privatperson skal ha kontakt med kunder og leverandører i sosiale medier. Selv om du i utgangspunktet synes det er greit å skille mellom rollene, kan dette over tid føre til situasjoner som kan oppleves problematisk for begge parter.

  • Ikke del bilder eller informasjon om andre på arbeidsplassen dersom de ikke selv har godkjent dette.

  • Husk at internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har lagt ut eller sagt.
     

 

3.07. RUSMIDDELBRUK

 

Ingen må vise seg beruset eller nyte rusmidler under arbeidet eller innen arbeidsområdet.

Mange legemidler påvirker sentralnervesystemet og dermed også potensielt den ansattes evne til å utføre arbeidet sitt på en sikker måte. Derfor skal den ansatte alltid rådføre seg med lege og i den forbindelse informere om sine arbeidsoppgaver.

Ansatte har et generelt ansvar for å holde seg skikket til å kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en forsvarlig måte. 

Dersom VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS kan sannsynliggjøre at den ansatte har et rusmiddelproblem og at virkningen av problemene er av en slik karakter at det går utover arbeidsoppgavene, vil dette kunne innebære saklig grunnlag for oppsigelse av den ansatte.
 

 

3.08. TILGANG TIL INFORMASJON

 

Denne instruksen gjelder spesielt for ansatte som har firmaepost eller egen bruker i interne systemer i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

Vi kan som hovedregel ikke gjøre innsyn i ansattes e-post eller private filer. Det finnes imidlertid enkelte unntak:

  • Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller annen berettiget interesse ved virksomheten.

  • Ved begrunnet mistanke om at den ansattes bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Ved fravær

Ved lengre fravær kan VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS bli nødt til å få tilgang til e-post og annen intern data.
Følgende rutine skal følges:

  • Det skal forsøkes å oppnå kontakt med den ansatte som er fraværende.

  • Det vil alltid være to personer til stede ved åpning av e-post.

  • Daglig leder skal alltid være en av personene.

  • E-post-mapper merket «Privat» eller e-post som tydelig er av privat karakter, skal ikke åpnes.
     

 

3.09. INTERN VARSLING

 

Som ansatt i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS har du rett til å varsle om det du opplever som kritikkverdige forhold jf. arbeidsmiljølovens § 2 A-1.

Ansatte som varsler skal være trygge på at varsler ikke vil medføre gjengjeldelse jf. arbeidsmiljølovens § 2 A-4.

Det finnes også en mer utfyllende instruks for fremgangsmåte ved varsling i vårt ledelsessystem.

Fremgangsmåte for intern varsling er i korte trekk:

  • Varselet skal leveres til nærmeste leder.

  • Varslerens identitet er en fortrolig opplysning.

  • VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS ønsker at varselet skal underskrives med navn, men den som varsler kan velge å være anonym.

  • Dersom forholdet det varsles om gjelder nærmeste leder eller nærmeste leder ikke gjør noe i sakens anledning, varsles leder på neste trinn eller personalenheten. Er nærmeste leder øverste leder, varsles styret.
     

 

3.10. SYNSUNDERSØKELSE OG DATABRILLER

 

Ansatte som jevnlig benytter dataskjerm i sitt arbeid, kan ha krav på synsundersøkelse og nødvendige hjelpemidler dekket av VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

En slik undersøkelse av øyne og syn skal foretas av en person med nødvendige kvalifikasjoner.

Hvis det oppdages synsproblemer som vurderes å henge sammen med arbeidet ved dataskjerm, vil VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS refundere utgiften på undersøkelsen og eventuelle tilpasning av databriller.

Rutine for utlegg gjelder også her.

Den ansatte bør først ta dette opp med leder i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS, slik at ev. størrelse på beløp for synsundersøkelse og databrille som vil bli refundert er avklart på forhånd.

Denne ordningen er jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 14-4 og hensikten er ikke å dekke briller til ansatte som har behov også i hverdagen. Databriller skal være et hjelpemiddel i arbeidshverdagen, dersom VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS skal støtte innkjøpet.

 

 

4.1. LAGRING AV PERSONOPPLYSNINGER

 

Som ansatt i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS er det visse opplysninger som automatisk registreres i vårt ledelsessystem:

  • Personalia, inkl. informasjon om nærmeste pårørende.

  • Dokumenter om arbeidsforholdet (f.eks. arbeidsavtale, advarsler, taushetserklæring o.l.)

  • Kompetansebevis av ulike typer.

  • Dokumentasjon om oppfølging av sykefraværsperioder.

 

5.1. ORDINÆR ARBEIDSTID

 

Arbeidstidsordningen, herunder avtalt arbeidstid og stillingsprosent, fremkommer av den enkeltes arbeidsavtale.

Arbeidsmiljøloven har en øvrig grense for den alminnelige arbeidstiden på 40 timer pr. uke og maksimalt 9 timer pr. dag. Det gis adgang til fast arbeidstid eller gjennomsnittsberegning.

I VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS er den ukentlige arbeidstiden 37,5 time i en 100% stilling. Arbeidstid defineres som “... den tid arbeidstakeren står til disposisjon for VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS”. Alle ansatte har tilbud om fleksitidsordning. 

Arbeidstiden er for tiden 08.00 - 16.00.

Den ansatte har krav på 30 minutter pause på dager lengre enn 5,5 timer.

Under forutsetning at den ansatte fritt kan forlate arbeidsplassen under pausen og det finnes tilfredsstillende pauserom, regnes pausen på 30 minutter ikke som arbeidstid, men som fritid.

Pause ved overtid

Dersom den ansatte må arbeide mer enn 2 timer utover alminnelig arbeidstid, har den ansatte krav på minst 30 minutters pause. Denne pausen regnes som en del av arbeidstiden. Pausen godtgjøres som overtidsarbeid, men regnes ikke med i det antall timer det maks er tillatt å arbeide overtid etter arbeidsmiljølovens § 10-6.Overtid.

Ledende og uavhengige stillinger

For ansatte i ledende eller særlig uavhengige stillinger, vil det kunne gjøres unntak fra arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljølovens kapittel 10, med unntak av arbeidsmiljølovens § 10-2 første, andre og fjerde ledd. Dette vil fremkomme av arbeidsavtalen.

 

5.2. OVERTID

 

Pålagt overtidsarbeid godtgjøres i henhold til gjeldende lovverk og arbeidsavtalen. Grunnlaget for våre interne retningslinjer følger arbeidsmiljølovens § 10-6.Overtid.

Overtidsarbeid kan være nødvendig, dersom det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for det.

Overtidstimer kan avspaseres, dersom det er enighet om dette. Overtidstillegget vil uansett bli utbetalt, minimum 40% jf. arbeidsmiljøloven § 10-6 (11).

 

5.3. HELLIGDAGER OG HØYTIDER

 

Arbeidsmiljøloven krever at det skal være arbeidsfri fra kl. 18.00 dagen før søn- eller helligdag og til kl. 22.00 før neste virkedag. 

For jul-, påske- og pinseaften skal det være arbeidsfri fra kl. 15.00 til kl. 22.00 dagen før neste virkedag.

Som hovedregel er det ikke tillatt å arbeide disse dagene, med mindre det er helt nødvendig. 

Dersom den ansatte ikke tilhører Den norske kirke har de rett på to dager pr. år i samband med religiøse høytider innen sin tro. Den ansatte skal varsle VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS om disse dagene senest 14 dager i forkant jf. Trossamfunnsloven §18. Rett til fri ved religiøse høytidsdager. Disse dagene behandles som permisjon.

 

6.1. UTBETALING AV LØNN

 

Lønn utbetales hver måned på avtalt lønningsdag, for tiden 28. hver måned. Feriepenger utbetales i juni. 

Nettobeløpet overføres til arbeidstakers konto, slik at det er disponibelt på utbetalingsdagen.

På lønningsdagen mottar den ansatte en lønnsslipp som viser lønnsutregning, bruttobeløp, foretatt trekk og nettolønn overført til konto.

VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS henter sist tilgjengeliggjort skattekort.

  • Se også egen instruks for adgang til trekk i utbetalinger.

Har du kommentarer eller spørsmål til din lønnsutbetaling, kan du ta opp dette med daglig leder i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

 

6.2. UTBETALING AV FERIEPENGER

 

Feriepenger som er opptjent i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS det foregående opptjeningsåret, utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien, oftest i juni. 

Det foretas ikke forskuddstrekk for skatt på utbetaling av feriepenger opptjent i foregående inntektsår.

Feriepenger beregnes på grunnlag av arbeidsvederlag som er utbetalt foregående år. Utbetalinger som gjelder dekning av utgifter som utlegg, losji o.l. regnes ikke som arbeidsvederlag.

Satsen for feriepenger i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS er iht. til ferielovens bestemmelser og fremkommer av den enkeltes arbeidsavtale.

Beregning av feriepenger i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS er iht. ferielovens § 11.Utbetaling av feriepenger, interne avtaler og arbeidsavtalen.

Merk at dersom arbeidsavtalen ikke er oppdatert, og den ansatte har fylt 60 år, økes satsen.

Vi henviser for øvrig til Kap III. Feriepenger. (§§ 10 - 11) i ferieloven.

 

6.3. SYKEPENGER

 

I VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS følger vi folketrygdlovens bestemmelser, uten store justeringer.

Se egne rutiner for egenmelding, legemeldt sykefravær og registrering av fravær.

Alle som på grunn av sykdom eller skade taper inntekt (pensjonsgivende) har i utgangspunktet rett til sykepenger. Det er et krav at den ansatte er bosatt i Norge og har gyldig opphold. Ansatte som har fylt 70 år har ikke rett til sykepenger.

Den ansatte må ha vært ansatt i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS i minst 4 uker for å få rett til sykepenger fra VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

Sykepenger fra VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS utbetales tidligst fra og med den dagen den ansatte har gitt melding om arbeidsuførhet til VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS.

Dersom det kreves legeerklæring, faller retten til sykepenger bort dersom sykemelding ikke er tilgjengelig for VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS innen 14 dager.

VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS betaler sykepenger i arbeidsperioden (de første 16 kalenderdagene). Deretter betaler NAV opp til 6 ganger grunnbeløp i folketrygden pr. måned.

 

6.3.1. BESTRIDELSE AV SYKEMELDING

 

Værøy Identitet og Profil AS kan bestride sykemeldinger ved berettiget mistanke om at den ansatte ikke er syk eller skadet.

Arbeidsuførhet grunnet funksjonsnedsettelse som klart skyldes sykdom eller skade gir rett på sykepenger. Arbeidsuførhet som skyldes sosiale eller økonomiske problemer o.l., gir ikke rett til sykepenger. Utfyllende om disse vilkårene finnes i Folketrygdloven § 8-4.Arbeidsuførhet.

Vilkårene om arbeidsuførhet vil normalt være til stede når det foreligger en sykemelding. Imidlertid kan det være omstendigheter rundt sykemeldingen eller omkringliggende hendelser i sykemeldingsperioden som gjør at det medisinske grunnlaget kan trekkes i tvil.

Noen eksempler på dette er:

  • Sykemeldingen er utstedt i forbindelse med at den ansatte er i en arbeidskonflikt, oppsigelse, permittering, vanskelig livssituasjon eller ferie.

  • Den ansatte foretar aktiviteter som synes lite forenlige med sykemeldingen.

  • Den ansatte har latt være å melde i fra eller gitt beskjed om årsak først etter 14 dager.

  • Sykemeldingen er tilbakedatert selv om den ansatte har hatt mulighet til å oppsøke lege.

  • Eller om Værøy Identitet og Profil AS har klare signaler på at sykemeldingen ikke skyldes sykdom.

Fremgangsmåte og virkning

Værøy Identitet og Profil AS vil etablere kontakt med den ansatte så snart som mulig og informere om forholdet. Det skal her gjøres notater, samt at skriftlig dokumentasjon (meldinger, e-post osv.) vil bli tatt vare på.

Den ansatte vil bli gjort oppmerksom på at det ikke vil bli utbetalt sykepenger i arbeidsgiverperioden før det foreligger endelig vedtak fra NAV. Værøy Identitet og Profil AS vil i forbindelse med innsending av inntektsopplysninger opplyse NAV om at det ikke er utbetalt sykepenger i arbeidsgiverperioden.

Utfyllende om korrekt fremgangsmåte er beskrevet på NAV sine nettsider: Arbeidsgiveren kan betvile en sykemelding.

Værøy Identitet og Profil AS skal opplyse den ansatte om muligheten til å søke om at NAV betaler dem sykepenger disse 16 dagene. Etter mottatt søknad vil NAV undersøke om de mener den ansatte har krav på sykepenger eller ikke. Konkluderes det med at vilkårene for sykepenger er oppfylt, vil NAV utbetale sykepengene til den ansatte og kreve dem tilbake fra Værøy Identitet og Profil AS. Dersom NAV vurderer det slik at vilkårene ikke oppfylles vil det heller ikke utbetales sykepenger. Det vil da også vurderes om den ansatte har rett på sykepenger fra den 17. dagen når NAV overtar ansvaret for utbetaling av sykepenger.

Mer informasjon om den ansattes adgang til å søke NAV om forskuttering finnes her.

 

6.4. TREKK I UTBETALING

 

Dersom det blir foretatt feil utbetaling av lønn, tilleggsytelser, feriepenger, sykepenger, reisepenger eller lignende, kan VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS foreta nødvendige trekk eller justeringer ved utbetalinger etter at feilen er oppdaget.

For øvrig gjelder den trekkadgang som følger av arbeidsmiljøloven § 14-15.

 

7.1. PENSJON

 

Det Norske pensjonssystemet er bygd opp av tre nivåer:

  • Alderspensjon fra folketrygden

  • Pensjon fra arbeidsgiver

  • Egen pensjonssparing

VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS følger lovens krav til pensjonsordning for sine ansatte.

For mer informasjon om din pensjon se NAV – Din pensjon

 

7.2. FORSIKRING

 

Alle ansatte i VÆRØY IDENTITET OG PROFIL AS er dekket av pålagt yrkesskadeforsikring jf. Lov om yrkesskadeforsikring § 3.

Yrkesskadeforsikringen dekker tap, utgifter og eventuelle erstatninger i forbindelse med sykdom eller skade som er påført i arbeidssammenheng jf. folketrygdlovens definisjon av yrkesskade/yrkessykdom som likestilles med yrkesskade.

 

8.1. FERIEPLANLEGGING

 

I ferieloven er 25 virkedager ferie lovfestet. Det er bare søndager og lovbestemte helg- eller høytidsdager som ikke regnes som virkedager. Lørdag er derfor en virkedag, og en uke består av 6 virkedager (inkl. lørdager).

I praksis vil det si at det vi kaller «lovfestet ferie» (25 virkedager) tilsvarer 4 uker og 1 dag (Grodagen) hvert år.

Dersom den ansatte fyller 60 år i løpet av ferieåret har han/hun krav på en ekstra ferieuke. Den ansatte skal gi minst 2 ukers varsel før avvikling av ekstraferie. Dersom ferieuka deles opp kan den ansatte bare få fri like mange arbeidsdager som vedkommende normalt sett har i løpet av en arbeidsuke.

Avtalt ferie i Værøy Identitet og Profil AS fremkommer av arbeidsavtalen.

I henhold til planlegging av ferie, ferieavvikling og andre forhold relatert til ferie, følger vi bestemmelsene i ferieloven uten store justeringer. 

Værøy Identitet og Profil AS skal i god tid før ferien drøfte fastsetting av feriefritid og oppsetting av ferielister jf. ferieloven § 6. De ansatte skal som hovedregel få tilbakemelding om feriefastsettingen tidligst mulig og senest 2 måneder før ferien tar til.

De ansatte kan kreve at hovedferien som omfatter 3 uker gis i «hovedferieperioden» (1. juni til 30. september). Unntaket er dersom den ansatte tiltrer etter 15 august.

Ferien skal fortrinnsvis bli tatt ut i hele uker. Ønsker om å dele opp ferieuker må avklares med Værøy Identitet og Profil AS i forkant.

Ny i Værøy Identitet og Profil AS

Dersom den ansatte tiltrer senest 30. september i ferieåret, har de rett til full ferie i ferieåret. Tiltreden etter 30. september gir rett på 1 uke. Dette forutsettes at ferie ikke allerede er avviklet hos tidligere arbeidsgiver.

Vi minner om at feriepenger opparbeides gjennom kalenderåret forut for ferieavviklingen. Det betyr at dersom den nyansatte avvikler ferie, er det feriepenger fra forrige arbeidsgiver som kompenserer for perioden.

Dersom den ansatte ikke har feriepenger opparbeidet som dekker lønnsbortfallet under feriefraværet, trenger de ikke avvikle ferie med mindre Værøy Identitet og Profil AS innstiller driften helt eller delvis i forbindelse med ferieavvikling.

 

8.2. SYKDOM I FERIEN

 

Dersom den ansatte blir arbeidsufør (syk e.l.) før eller i ferien, må dette meldes fra om så snart som mulig til Værøy Identitet og Profil AS, slik at vi kan planlegge ny ferieperiode.

Tilsvarende antall dokumenterte dager med arbeidsuførhet kan da utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret.

Det forutsettes at den ansatte kan dokumentere arbeidsuførhet med legeerklæring. Dersom det gjelder sykdom før ferien er påbegynt, må kravet fremmes senest siste arbeidsdag før ferien.

 

9.1 REGISTRERING AV UTLEGG

 

Den ansatte har krav på kompensasjon for reiser eller andre utlegg de må foreta i forbindelse med sitt arbeid. Hensikten er å refundere utlegg den ansatte har, for å kunne utføre sitt arbeid i Værøy Identitet og Profil AS.

Private utgifter dekkes ikke. Kompensasjon utbetales som hovedregel i etterkant, vanligvis ved neste lønnskjøring.

Alle reiser må ha et faglig eller forretningsmessig formål som ikke hensiktsmessig kan løses på annen måte enn ved reise.

Utlegg må dokumenteres med kvitteringer og reiseregninger må leveres for at du skal ha rett på kompensasjonen.

Eventuelle utlegg og reise skal være avklart med leder. 

Som hovedregel foretas det ikke forskuddstrekk i utbetalinger (refusjon) som kun dekker utgifter som den ansatte har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeidet. 

Det stilles krav til dokumentasjon, det er derfor svært viktig at den ansatte ved utlegg kan dokumentere dette med kvittering og korrekt skjema.

 

9.2 KJØREGODTGJØRELSE

 

Dersom den ansatte må benytte privat bil i arbeidssammenheng (oppdrag, møter etc.) vil den ansatte bli kompensert for dette.

Vi minner om at dette ikke gjelder reisevei til og fra arbeidsplassen.

Bom-, ferge-, bro- og parkeringsavgifter refunderes pr. reise.

Bøter og andre forelegg i forbindelse med bruk av privat bil må betales på egen hånd.

I Værøy Identitet og Profil AS tar vi utgangspunkt i statens satser for kilometergodtgjørelse, som på nåværende tidspunkt er følgende:

 

Statens satser

*Egen bil - 4,48 kr per km

Tillegg for kjøring på skogs- og anleggsvei - 1,00 kr per km

Tillegg for frakt av utstyr og materiell - -1,00 kr per km

Tillegg for hver passasjer - 1,00 kr per km

*Denne satsen gjelder uansett kjørelengde og for reiser i Norge og i utlandet. Satsen gjelder også elbil.

Lovverket krever imidlertid at deler av denne godtgjørelsen skal beskattes.

I 2023 er skattefri kilometergodtgjørelse ved bruk av privat bil 3,50 kr pr. km. - uansett kjørelengde. Det vil si at der den ansatte får godtgjørelse på 4,48 kr pr. km. vil 98 øre pr. km. være skattepliktig.

Det skal føres kjørebok.

Feriepenger

Det beregnes ikke feriepenger av kjøregodtgjørelse, hverken av trekkfri eller trekkpliktig del.

 

Innledning - Sammendrag

Medvirkning

Jf. arbeidsmiljøloven § 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt, har de ansatte både plikt og rett til å medvirke og delta i det systematiske HMS-arbeidet.

Det er også et krav at Værøy Identitet og Profil AS skal legge til rette for medvirkning fra alle som spiller en rolle i internkontrollarbeidet.

Vi ser nytten i å ha alle arbeidstakere med på laget for å skape og opprettholde et godt arbeidsmiljø.
Følgende punkter er spesielt sentrale:

  • Håndbøker

  • Instrukser og rutiner

  • Risikovurderinger

  • Mulighet for å melde fra om feil og mangler

Det er også muligheter for sende inn ferieønsker, og å registrere egenmelding og annet fravær til bekreftelse fra leder.

Opplæring

Værøy Identitet og Profil AS skal som arbeidsgiver sørge for at arbeidstakere har fått opplæring i det som er nødvendig for å utføre sitt arbeid på en riktig og sikker måte. Det finnes også flere kvalifikasjons -og tilleggskrav til opplæring.

Det er også i Værøy Identitet og Profil AS sin interesse at arbeidstakerne er trygge på sine arbeidsoppgaver og utfører dem på en korrekt måte og vet hvordan de skal opptre i ulike situasjoner. Opplæring er beskrevet i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 8. Vi har utarbeidet en opplæringsinstruks og krav til opplæring er et gjentakende tema i samtlige arbeidsinstrukser.

Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler skiller seg ut fra vanlig kommunikasjon mellom leder og arbeidstaker. Vi mener at det er et poeng at medarbeidersamtalen skal være en psykologisk likeverdig samtale på nøytral grunn.

Medarbeidersamtaler er et kartleggingsverktøy.  Det er også her den ansatte og leder kan komme med tilbakemelding og synspunkter på blant annet arbeidssituasjon, innsats, utvikling o.l. Vi har utarbeidet en egen instruks for medarbeidersamtale og laget en mal som leder skal bruke som utgangspunkt.

Sykefravær

Det er et krav i arbeidsmiljølovens § 5-1 (4) at Værøy Identitet og Profil AS som arbeidsgiver skal føre sykefraværstatistikk. Det er også et krav i folketrygdloven § 25-2 at vi som arbeidsgiver skal føre sykefraværsstatistikk og kunne redegjøre overfor NAV om mulighet for tilrettelegging eller attføring på arbeidsplassen.

Vi skiller mellom ulike fraværstyper slik at vi får god oversikt. Sykefravær representerer fraværstyper som egenmelding og sykemelding.

Rapport over sykefravær blir automatisk generert av systemer, basert på de dataene vi har registrert. Det gir oss god oversikt over hyppighet, trender, prosent, type, m.m.

Dersom en ansatt er sykemeldt over en lengre periode, har vi utarbeidet en instruks for oppfølging av sykemeldte. Den skal sikre at oppfølgingen skjer på korrekt måte, at frister blir overholdt og at vi som arbeidsgiver og den sykemeldte opprettholder kontakt.

Konflikthåndtering

Uløste konflikter som får utvikle seg, har konsekvenser for arbeidsmiljøet og produktiviteten. Det er et felles ansvar å bidra til et godt arbeidsmiljø. Alle i Værøy Identitet og Profil AS oppfordres derfor til å gjøre sitt for å unngå at konflikter utvikler seg.

Mobbing og trakassering

Vi har nulltoleranse for mobbing og trakassering i Værøy Identitet og Profil AS. Det er trakassering når en eller flere personer gjentatte ganger over tid blir utsatt for negative handlinger fra én eller flere personer.

Begrepet mobbing omfattes av begrepet trakassering, men er ikke et begrep som brukes i arbeidsmiljøloven.

Mobbing og trakassering kan føre til sykefravær og gi den det går utover dårlig selvtillit og selvfølelse også i det private. Dersom du blir utsatt for eller vitne til at noen blir utsatt for trakassering eller mobbing, skal det varsles. Følg alltid Værøy Identitet og Profil AS sine instrukser for varsling.

Ferie

De ansatte har plikt til å avvikle full ferie. Værøy Identitet og Profil AS er også pliktig til å sørge for at de ansatte avvikler full ferie.

Varsling

De ansatte har rett, og i enkelte tilfeller også plikt, til å varsle dersom de blir gjort kjent med kritikkverdige forhold i Værøy Identitet og Profil AS. Ansatte som varsler har også vern mot gjengjeldelse og det er arbeidsgivers plikt å legge forholdene til rette for varsling. Dette er krav i arbeidsmiljøloven Kap. 2A (endret 1. juli 2017).

Ved varsling av kritikkverdige forhold, skal Værøy Identitet og Profil AS sin instruks for varsling følges. Med mindre forholdet gjør at intern varsling ikke er hensiktsmessig, skal det varsles internt før det varsles eksternt.

Vernearbeid

Handlingsplaner

Vi avholder et årlig handlingsplanmøte der vi fastsetter tidspunkt for fremtidige aktiviteter. Dette er nærmere beskrevet i egen instruks.

Risikovurdering

Det er et gjennomgående krav til risikovurdering (Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 7), som blant annet sier at arbeidsgiver skal kartlegge risikoen for skade eller fare for arbeidstakernes helse og sikkerhet.

Potensielle uønskede hendelser vurderes og om nødvendig skal det iverksettes tiltak for å redusere risikoen. Det er krav til at dette skal være dokumentert skriftlig.. Årlig eller ved behov revideres eksisterende risikoanalyser for å opprettholde et oppdatert risikobilde i Værøy Identitet og Profil AS.

Vernerunder

Værøy Identitet og Profil AS gjennomfører jevnlige vernerunder. En vernerunde er en systematisk gjennomgang av det fysiske arbeidsmiljøet. Vernerunder blir ikke direkte omtalt i noen lov, men er et anerkjent virkemiddel for å innfri flere av kravene som stilles til kontroll av arbeidsmiljø, brannvern og elektrisk installasjon. Vi har utarbeidet en egen instruks for planlegging, gjennomføring og oppfølgning av vernerunder. Vi har også utarbeidet egne sjekklister som benyttes og er i kontinuerlig utvikling.  

Avvikshåndtering

Vi definerer avvik som brudd på gjeldende krav i lov, forskrifter, interne bestemmelser, mål eller planer. Avvik kan også være en mangel eller hendelse som kan ha økonomiske konsekvenser eller medføre fare for skade på personer, miljø eller materiell. Alle avvik av betydning registreres slik at vi får god oversikt over områder vi bør fokusere på og om nødvendig iverksette tiltak eller etablere nye rutiner for å bedre praksis. Vi har utarbeidet en egen instruks for avviksbehandling og denne beskriver hvordan avvik skal registreres og følges opp.

Uønskede hendelser

Vi definerer en uønsket hendelse som en hendelse som har ført til skade på personer, miljø og/eller verdier. Nestenulykker skal også registreres etter samme rutine, der det under andre vilkår kunne medført skade på personer, miljø og/eller verdier. Alle uønskede hendelser av betydning skal registreres slik at vi får god oversikt over områder vi bør fokusere på og om nødvendig iverksette tiltak eller etablere nye rutiner for å bedre praksis.

Internrevisjon

Vi gjennomfører årlig en internrevisjon av systemet. Hensikten med dette er å finne ut om systemet er hensiktsmessig, om det etterleves og er oppdatert. Vi har utarbeidet en egen instruks for internrevisjon som beskriver hvordan revisjonen planlegges, gjennomføres og følges opp.

Brannsikkerhet

Vi tar brannsikkerhet på alvor i Værøy Identitet og Profil AS. Vi har blant annet utarbeidet egne instrukser for å ivareta brannsikkerheten i bedriften og en rutine for evakuering ved brann. Varslingssystemer, slukningsutstyr, rømningsveier og skilting blir også sjekket under vernerunder.

El-sikkerhet

Værøy Identitet og Profil AS har en avtale med huseier som gjennomfører kontroll av det elektriske anlegget med sin faste Installatør. El-sikkerhet er dessuten et tema under vernerunder.

Beredskap

Hvis ulykken inntreffer eller brann oppstår, er det viktig å være forberedt. Uavhengig av hva man jobber med kan noe uforutsett inntreffe. Værøy Identitet og Profil AS har derfor instrukser og rutiner som skal følges ved brann eller annen ulykke.

Aksjonsplaner med nødvendige telefonnummer, oversikt over pårørende, brannrutiner, instruks ved ulykker m.m. finnes i vårt ledelsessystem. Alle ansatte får ved ansettelse opplæring og informasjon om hvor de finner disse instruksene og hvordan de skal opptre. Ansatte får også beskjed dersom det skjer endringer.Instrukser og rutiner. Vi har utarbeidet skriftlige instrukser og rutiner der vi har vurdert det som nødvendig, eller hvor det er krav til dette i lov eller forskrift.Skriftlige instrukser og rutiner skal også sikre «lik» opplæring av de ansatte og ledere, slik at helse, miljø og sikkerhet ivaretas.

Oppdatering

Værøy Identitet og Profil AS er til en hver tid oppdatert på endringer i offentlige krav som kan medføre at vi må endre instrukser, rutiner eller praksis.